Stenging av gamle Digitalarkivet [2013]

Etter at nyheten om nedstengning av det gamle Digitalarkivet ble sluppet, har aktiviteten i debattforumet og andre kanaler tatt seg opp. Vi som jobber med Digitalarkivet både i Bergen og Oslo setter veldig pris på engasjementet. Det er inspirerende med så engasjerte brukere! Vi er ydmyke overfor de innspillene som er kommet om at det er enkelte ting i det nye Digitalarkivet som ikke er optimalt. Men det er vi også klar over. Samtidig som det er ting i det gamle Digitalarkivet som heller ikke er optimalt.

Å jobbe med Digitalarkivet er spennende og faglig utfordrende både som historiker og informatiker. Å lage en løsning som skal dekke så mange former for innhold er utfordrende. Dette skyldes spredningen i typen materiale og tidsspennet på flere hundre år. En vesentlig forskjell mellom det nye Digitalarkivet (DA) og det gamle (GDA) er at det nå kan søkes på tvers av alle kildene. Men dette har krevd at vi har ”vasket” dataene, særlig datoer, for å få innholdet så enhetlig som mulig. Og det gjenstår fremdeles litt vasking, ikke minst fordi feil i dataene er mye tydeligere i det nye systemet i forhold til det gamle.

Ett av målene med DA har vært å gjøre utlegging av data så enkelt at hvem som helst kan gjøre det. Jobben skal ikke kreve programmererkompetanse. Det har vært komplisert å realisere, særlig for data som ikke fulgte en fast struktur. Arbeidet med å utvikle et godt operatørpanel for importering og publisering av data har derfor tatt betydelig lenger tid enn forventet. Arbeidet tok fatt 1. november 2012 og først i juni i 2013 kunne vi ta det i bruk. Heldigvis har løsningen vist seg svært effektiv. I løpet av juli måned kunne en student på sommerjobb legge ut over 200 nye kirkeboksfiler. Disse hadde blitt liggende i opptil to år i påvente av et mer effektivt publiseringsverktøy. I løpet av høsten er betydelige mengder kirkeboksdata byttet ut med korrigerte versjoner og ytterligere kirkebøker er lagt ut. Vi har fremdeles et etterslep på utlegging av kirkebøker. Dette er pr. desember 2013 på ca. 3 måneder. Dette skyldes arbeidet i høst med å få innlesingen et steg videre – publisere data som verken er folketellinger eller kirkebøker.

Fra august og til oktober 2013 jobbet vi iherdig med å utvikle en løsning som gjør det mulig for oss å sette opp søk og visning av data, uten at vi hele tiden må ha en programmerer til å gjøre det for oss. Mens kirkeboksdata og folketellingsdata følger et fast oppsett og har dedikerte søkeskjemaer og visninger, er ikke dette avklart for alle de andre kildetypene. Her var vi avhengig av en løsning hvor vi kunne bestemme både hva det skulle søkes i og hvordan dataene skulle vises. Med det nye operatørpanelet kan vi nå importere, sette opp søk og visning, og deretter publisere dataene i en operasjon.

Vår status nå når vi snart ser 2014 er som følger:

• Vi er godt i gang med jobben med å legge ut de kildene som finnes i GDA over i DA. Stadig nye kilder legges ut, og ALLE data som ligger i GDA skal over til nye DA!
• Vi er i ferd med å ferdigstille programvare for å kunne legge ut fulltekstkilder, slik som avskrifter av tingbøker. Disse vil baseres på TEI - Text Encoding Initiative Guidelines, og vil ha direkte lenke til skannet side og mulighet til å vise skannet side sammen med transkribert tekst.
• Direkte lenke til skannet materiale fra "Finn kilde” vil komme. Det gjenstår en liten justering av koden i Finn kilde
• Vi er i ferd med å fullføre en jobb med å få byttet ut innloggingsløsningen. Det gjør bl.a. at vi endelig får løst problemene med brukere som har problemer med brukernavn og passord

Vi har lagt bak oss et intensivt år med det vi kan kalle en revolusjon i måten vi jobber på og verktøyene vi bruker for å legge ut data i DA. Men vi rekker dessverre ikke å overføre alt innen 01.01.2014 slik vi hadde ønsket.

Vi ser frem til å kunne gå over til å jobbe med forbedring av brukeropplevelsen i DA. Vi har en del tanker om endringer og forbedringer på blokka. Mye av disse ønskede endringene er basert på innspill i debattforum. Vi vil jobbe videre med forbedringer slik at Digitalarkivet blir en enda bedre tjeneste enn det er i dag. Så fortsett med å komme med konstruktive tilbakemeldinger. De er av uvurderlig verdi!

[Desember 2013]