Til deg som leter i 1920 tellingen - vi jobber kontinuerlig med å gjøre listene komplette, og oppdaterer underveis. Vi regner med at hele tellingen vil være søkbar i løpet av våren 2021. Les mer

Tett på Digitalarkivet - delta og følg med i utviklingen

Hva har blitt gjennomført, og hva jobber vi med akkurat nå? Informasjonskanal for deg som vil ta tjenestene i bruk etter hvert som vi lager dem.

Vi jobber i flere team som har ulike oppgaver og fokusområder. Arbeidet ledes av to produktledere.

Ta kontakt for innspill og spørsmål til utviklingsarbeidet:

Jorunn B. Olafsdottir - spesielt ansvar for mottak og langtidsbevaring

Hilde Uthaug - spesielt ansvar for tilgjengeliggjøring og publisering

  1. desember 2020

Minimumsløsning for mottak er snart klar for systemtest

Det som utvikles, er de første stegene i vår mottaksprosess, opplasting og automatisert kontroll av arkivuttrekk. Prosessen vil videreutvikles når minimumsløsningen er satt i produksjon. Før dette vil vi avstemme behovene i sektoren og dette står på agendaen for neste møte i Samarbeidsrådet. Innspillene fra dette møte vil også være nyttig for det videre arbeidet når vi skal utvikle delegert mottak.

Møte i det nyetablerte Styringsrådet den 3. desember

Styringsrådet skal gi innspill til retningsvalg, involvering, prioriteringer, målformuleringer og dilemmaer. Medlemmene representerer statlig, kommunal og privat sektor sine behov.

På agendaen for det første møte var:

  • Informere styringsrådet overordnet om status i arbeidet
  • Å gi styringsrådet anledning til å gi gode råd for det videre arbeidet
  • Å få tilslutning fra styringsrådet til overordnede veivalg
  1. november 2020

Møte i Samarbeidsrådet den 23. november

Tema for møte var sikker bevaring med følgende agenda:

  • Orientering om minimumsløsning (MVP) bevaring og innholdsfortegnelse

  • Inkrementell lagring? – hvordan vi har tenkt 

  • Litt informasjon om den tekniske infrastrukturen

  • Hvilke behov har dere som brukere av en slik tjeneste?

Konvertering fra PDF til ulike jpg format

Vi er godt i gang med utviklingen, 4 oppgaver er under testing og planlagt produkssetting er om 1 uke. Oppgaven er relatert til veikartet og er en mvp for videre utvikling av formater.

  1. november 2020

Møte i Samarbeidsrådet den 17. november

Tema for møte var tre oppgaver relatert til veikartet, spesielt tilknyttet tilgjengeliggjøring og visning som medlemmene kan delta i fremover.

  1. Enklere brukergrensesnitt

Vi jobber mye med innsiktsarbeid akkurat nå. Deler av arbeidet består i dypdeintervjuer på ulike målgrupper/sluttbrukere av Digitalarkivet, andre aktiviteter er å skissere kundereiser og lage personas. Hensikten med arbeidet er å konkritisere ulike delmål og plassere målgrupper slik at brukeropplevelsene vi nå skal utvikle, er basert på brukerbehov.

Digitalarkivet ønsker at medlemmene skal være med i denne prosessen, slik at vi sammen får et felles målbilde samtidig som vi kvalitetsikrer det arbeidet vi gjør. Det var flere medlemmer som ville delta.

  1. Behov og brukerhistorier til ny funksjonalitet til foto, film og tale visning og registrering

Vi jobber med å kvalitetsikre 62 krav til ovennevnte for overlevering til utviklere, og ønsker at medlemmene er med å prosessen med dette. Hensikten er å sikre at alle brukerhensyn er ivaretatt. Institusjonene som medlemmene representerer er og vil bli brukere av fellesløsningen så det er viktig at medlemmene engasjerer seg i utviklingen.

Det var flere av medlemmene som ønsket å delta.

  1. Innsiktsarbeid på formater

Vi jobber med en større kartlegging på hvilke formater som finnes i markedet, samtidig med at vi tester dette i takt med utviklingen av ny infrastruktuer. Formater kan være alt fra digitalte skapte data til det som blir skannet. Vi jobber med små leveranser som testes og piloteres. Hensikten med innsiktsarbeidet er å sikre at vi tar høyde for det som er fremtidens formater, og for å sikre at vi kan laste opp og vise dagens formater.

Før vi går videre med denne oppgaven skal den spesifiseres ytterligere slik at medlemmene får en konkret oppgave de kan levere på.

I neste uke vil lignende møte bli gjennomført med oppgaver spesielt knyttet til mottak og langtidsbevaring.

Lansert ytterligere funksjonalitet relatert til tilgangsstyring

Vi har nå gjort det enda enklere for de som har transkribert data som krever tilgangsstyring. De kan nå sette sperringer på lik linje med skanna arkiv.

Digitalarkivet skal bli en brukervennlig fellesløsning for nasjonens historiske arkiv. Vi er i gang med å utvikle en felles teknisk infrastruktur der bruk av felleskomponenter og en arkitektur som spiller på lag med offentlig sektor er vesentlig. Et nært samarbeid med forvaltingen, og spesielt KS skal sikre at vi lager en løsning for felleskapet, med brukerne i fokus.

Digitalarkivet skal ta i mot og bevare data for evigheten, og gi tilgang og presentere data for sluttbrukere.

#Målgrupper

  1. Interkommunale selskap
  2. Kommuner
  3. Arkivinstitusjoner
  4. Museer
  5. Biblioteker
  6. Utvalge arkiv i privat næringsliv som er av nasjonal verdi

Plattformen vil inneholde flere tjenester, og veien blir til gjennom små leveranser, mye brukertesting og bruk av ny teknologi. For at du skal kunne følge med, på et overordnet og på et detaljert nivå kommer det snart et veikart du kan navigere deg i.

Som innholdsleverandør og kunde, skal du lett overlevere dine arkiv for lagring til evigheten, gjøre de tilgjengelige, både gjennom innsyn og fritt til allmennheten. Du får en egen konto for innlogging til alle de tjenestene du har behov for å bruke.

#Hvorfor er dette en unik mulighet?

  • vi vil drifte og forvalte den tekniske plattformen, du kan fritt bruke den
  • du får lett tilgang til statistikk og analyse, mer innsikt i brukertall
  • flere brukere mye raskere, en felles markedsføringskanal
  • vi lærer jussen sammen, personvern og sikkerhet
  • tilgang til data gjennom bruk av API, deling av data på tvers av offentlig og private sektor

#Veikart som metodikk for utviklingsløpet

Snart har du mulighet til å komme tettere på hva vi skal utvikle gjennom gjennom et detaljert veikart som forteller om nye tjenester/funksjonalitet som vi skal teste, pilotere og produksjonssette. Vi er i gang med å skissere en brukervennlig måte å fortelle dette på, merk at dette er en skisse og den er ikke ferdig, verken tekst eller design:

#Etablert flere møteplasser

For å sikre at brukerbehov og prioriteringer er forankret og at eierskap til fellesløsningen blir ivaretatt er følgende møteplasser blir etablert:

  1. Samarbeidsrådet Medlemmer Mandat

Vi har gjennomført 3 møter fra og med 3. april i 2020. I tillegg til at vi skal ha 4 faste møter i året, ønsker vi et tettere samarbeid i mindre grupper. Derfor har vi nå et forslag til ulike temaer som er relatert til veikartet, som vi ønsker egne arbeidsgrupper på. Vi skal gjennomføre 4 møter før jul knyttet til arbeidsgruppene.

Mottak og bevaring skal ha tre temamøter frem til neste fellesmøte i Samarbeidsrådet: 23. november – Sikker bevaring 7. desember – Delegert mottak 11. januar – Delegert dataforvaltning

Tilgjengeliggjøring og publisering: 17. november - felles gjennomgang av 3 ulike tema

  1. Etablering av et Styringsråd ble nylig bestemt. Første møte skjer 3. desember 2020.

  2. Faste ukentlige møter med KS hvor blant annet Digitalarkivet er tema med jevnlig mellomrom. KS er kommunesektorens organisasjon og utviklingspartner, og alle kommuner og fylkeskommuner er medlem i KS. KS er landets største offentlige arbeidsgiverorganisasjon og forhandlingspart i lønnsoppgjørene. KS er vår viktigste samarbeidspartner, og vi lager arenaer som muliggjør samstyring mellom Arkivverket og kommunal sektor. Samarbeidet mellom Arkivverket og KS får stor betydning for utviklingen av fellesløsningen. Både hvordan vi jobber med gevinster og hvilke ressurser som blir satt sammen. Vi skal sammen utforme et felles målbilde, som inkluderer brukerne av løsningene samt infrastruktur, funksjonalitet, brukeropplevelse og felles kommunikasjonsbudskap. KS vil bidra inn i arbeidet med egne ressurser i tillegg til å hente ressurser fra kommuner og fylkeskommuner. Kommuner og fylkeskommuner vil ha sentrale roller i pilotering og testing, både direkte og via sine interkommunale arkivsamarbeid.

  3. Tilstedeværelse i relevante fora som arrangeres av ulike interessenter

  4. Etablering av ulike kommunikasjonskanaler for å informere interessenter

#Ferdigstilt utvikling av selvbetjent tilgangsstyring

Detaljert beskrivelse om tjenesten:

  • Sperre tilgang til filer i media-løsningen
  • Skanna dokumenter
  • Lyd- og video-filer
  • Sperre innholdsfortegnelsen til en skanna kilde (sperres uavhengig av sperre på filer)
  • Sperre transkriberinger i Digitalarkivets hovedside

Forskjellig type sperring: Vi kan sperre på tid (åpnes automatisk på x antall år) Alle ressursene i en kilde kan åpnes samtidig (f.eks åpnes tilgang for Folketellingen 1920 automatisk opp 1 desember 2020). Her kan vi angi en dato, eller regne ut når kilden skal åpnes basert på kildens sluttår.

Enkeltressurser kan åpnes fortløpende, avhengig av dato (f.eks åpnes kirkebøkene (skannet eller tranksribert) fortløpende. Hvis en dåpshendelse var 3 november 1920, vil den automatisk åpnes 4 november 2020). Dette regnes ut basert på datoinformasjon i transkriberingen eller indekseringen) Vi kan sperre på ubegrenset tid. Her kan vi også sette sperrenivå. Nivå 1 er “standard” sperring, nivå 2 gir en strengere type sperring som gjør at vi kan forhindre tilgang for de som normalt har tilagang til kilder som er sperret med nivå 1 eller sperret på tid.

Tilganger Tilganger kan gis til alle som har en bruker i Digitalarkivet. Avtalepartnere kan på samme måte som Arkivverket styre tilgangen for egne kilder. Dette gjøres via tilgangsgrupper. En tilgangsgruppe kan defineres på følgende vis: Gi tilgang til spesifikke kilder Gi tilgang til alle kilder som er knyttet til et spesifikt serienivå eller arkiv Gi tilgang til alle kilder som tilhører et oppbevaringssted. Krever at man har aktivert tofaktor-autentisering.

Andre innstillinger på tilgangsgrupper: Om tilgangsgruppen gir tilgang til filer eller transkriberinger eller begge deler, (f.eks kan frivillige ved transkriberinga av Folketellinge 1920 få tilgang til den skanna utgaven, men ikke den transkriberte utgaven etterhvert som det legges ut).

Om tilgangsgruppen krever tofaktor-autentisering. Dette kan f.eks brukes på tilgang til spesielt sensitivt materiale. Om tilgangsgruppen skal gi tilgang til materiale som er sperret på nivå 2.

Gjenbruk av funksjonalitet Funksjonaliteten er kodet slik at den gjenbruker mekanismer:

Å sjekke om brukeren har tilgang gjenbrukes uavhengig av om det er en fil eller en transkribering, selv om informasjonen om sperring ikke ligger på samme sted. Funksjonaliteten for å sette sperrer gjenbrukes, selv om sperrene settes forskjellige steder, og med forskjellige kriterier.

Tilgangsgruppene er laget slik at de kan utvides til å gi tilgang til andre ressurser. Innloggingsløsningen kan benyttes på ulike tjenester, og brukes allerede for innlogging til vårt forum, statistikkverktøyet grafana, og vurderes for å brukes til innlogging i nytt supportsystem for brukere. Kan utvides til alle løsninger som kan benytte oAuth.  

#Ferdigstilt modul for masseredigering av metadata

#Forbedret varslingsrutiner og i prosess med å tegne brukerreiser

#Ferdigstilt enkel digital sladding av personnummer

#Forenklet og utviklet automatisering for testing av nye grensesnitt

#Foretatt risikovurdering i mottak mvp

#Brukt som case i arbeidet med rammeverk for sikkerhet og risikostyring

#I gang med å etablere grunnmur for det nye Digitalarkivet

#Laget en maskinlæringsmodell for digitale arkiv som er satt i produksjon

#Ferdigstiller en minimumsløsning for mottak

#Etablerer infrastruktur for bevaring

#Spesifiserer behov og utarbeider løsningsforslag til minimumsløsning for 

  • katalog til bevaring (mvp)
  • tjenester for å skrive og lese datasett i bevaring (mvp)

#Konkretiserer gevinster knyttet til mvp mottak og visningsløsning for datasett/uttrekk som vi mottar (etterslep, SIARD-format)

#Ferdigstiller behov og brukerhistorier til funksjonalitet for foto, film og tale

#Sprintstart på konvertering fra PDF til JPG

#Vi gjennomfører en Proof Of concept for å verifisere arkitekturmodell for digitalt skapte arkiv

#Fase 2 i etablering av varsling/rutiner/avvikshåndtering, tegner og beskriver

#Etablering av en redaksjon for Digitalarkivet

#Etablering av en Google Analytics/Grapana gruppe for felles målinger for innsikt

#Innsiktsarbeid, gjennomført over 20 intervjuer med sluttbrukere, i gang med flere personas

#Innsiktsarbeid målgrupper og mål for Digitalarkivet

#Innsiktsarbeid i bruk av søkeinnganger

#Innsiktsarbeid i tjenester og redaksjonelt innhold

#Tegner kundereiser for digitalisering av avtaleprosesser