Foto: Tone Merete Bruvik, 2019

Ta i bruk Digitalarkivet som publiseringsplattform

Alle virksomheter som oppbevarer arkivmateriale, kan ta i bruk i Digitalarkivet som publiseringsplattform. Her forklarer vi hvordan din virksomhet kan bli med.

Alle virksomheter som oppbevarer arkivmateriale, kan ta i bruk i Digitalarkivet som publiseringsplattform. Den grunnleggende forutsetningen er at den enkelte virksomhet signerer Tjenesteavtale med databehandleravtale med Arkivverket. Tjenesteavtalen henviser i en del tilfeller videre til Tjenestekatalogen for utdypende detaljer.

En virksomhet som ønsker å ta i bruk Digitalarkivet som publiseringsplattform, skal:

  1. Melde seg via et nettbasert skjema og samtidig laste opp PDF-kopi av signert Tjenesteavtale med databehandleravtale. Avtalen skal være signert av virksomhetens leder.

  2. Sende inn to - 2 - papireksemplarer av signert Tjenesteavtale med databehandleravtale til Arkivverket, Postboks 4013 Ullevål Stadion, 0806 OSLO. Saksnummeret som ble tildelt i forbindelse med opplasting av signert Tjenesteavtale, skal benyttes som referanse. Arkivverket signerer og returnerer det ene eksemplaret til virksomheten.

Videre må virksomheten gjøre noen praktiske forberedelser:

  1. Alle personer som skal arbeide med registrering av arkivenheter som skal digitaliseres, opplasting av filer, redigering av metadata, publisering og indeksering, må ha en brukerkonto i Digitalarkivet. En brukerkonto knyttes til en e-postadresse, og vi oppfordrer til at e-postadresser tilknyttet virksomheten benyttes. Personer som ikke allerede har brukerkonto, kan registrere seg her.

  2. Virksomheten må definere hvilke brukerkontoer som skal knyttes til hvilken av de to rollene koordinator og operatør. Koordinator-rollen har tilgang til all funksjonalitet, mens operatør-rollen har begrensede tilganger. Rollene er nærmere beskrevet i Tjenestekatalogen. Hver virksomhet må ha minimum én person i rollen koordinator, som skal koordinere digitaliseringsarbeidet i virksomheten og fordele oppgaver til operatørene. Brukerkontoer og roller skal meldes inn til e-postadressen digitalarkivet@arkivverket.no. Saksnummeret som ble tildelt i forbindelse med opplasting av signert Tjenesteavtale, skal benyttes som referanse. Eventuelle endringer kan meldes inn via samme skjema. Arkivverket vil på sikt utvikle funksjonalitet som setter virksomhetens koordinator(er) i stand til å gjøre endringer i roller.

Arkivverket antar at det i oppstartsfasen vil bli en del arbeid med å legge inn nye virksomheter i Digitalarkivets database, tildele roller og rettigheter og veilede nye koordinatorer og operatører. Foruten virksomhetene som har deltatt i pilotfasen, planlegger Arkivverket derfor å slippe til fem virksomheter fra 17. september, fem nye virksomheter fra 1. oktober, og deretter fem nye virksomheter hver 14. dag gjennom høsten 2019.