Sperret innhold i Digitalarkivet

Når du blar i skannet arkivmateriale i Digitalarkivet, vil du kunne støte på innhold som er sperret eller klausulert, dvs. ikke fritt tilgjengelig. En del arkivenheter er sperret i sin helhet, mens andre har delvis sperret og delvis fritt tilgjengelig innhold. Her forklarer vi for hvorfor noe innhold er sperret.

Publisert: 2017-03-24

Det er offentleglova med forskrifter og personopplysningsloven som gir rammene for hva som kan publiseres fritt tilgjengelig i Digitalarkivet. Offentlegforskrifta § 7 er spesielt relevant, siden det her gis eksplisitte forbud mot internettpublisering av visse typer opplysninger. Blant annet skal følgende ikke gjøres tilgjengelig på Internett:

  • Opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov.
  • Sensitive personopplysninger, jf. personopplysningsloven § 2 nr. 8.
  • Fødselsnummer, personnummer og nummer med tilsvarende funksjon.
  • Materiale som en tredjepart har immaterielle rettigheter til, med unntak for slikt materiale som er nevnt i § 5 første ledd andre punktum (dvs. søknader, argumentasjonsskriv, høringsuttalelser o.a.) og for materiale der rettighetshaveren samtykker til at materialet blir gjort tilgjengelig.

Opplysninger underlagt taushetsplikt

Mange opplysninger i arkivene er taushetsbelagte, dvs. at opplysningene ikke skal gjøres kjent. Den som i sin tjeneste eller sitt arbeid blir kjent med taushetsbelagte opplysninger, har taushetsplikt.

I henhold til forvaltningsloven § 13 er følgende opplysninger taushetsbelagte:

  • Opplysninger om noens personlige forhold. Som personlige forhold regnes ikke fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted, med mindre slike opplysninger røper et klientforhold eller andre forhold som må anses som personlige.
  • Opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår.

Under visse forutsetninger er taushetsplikten begrenset. Det gjelder tilfeller hvor det ikke er behov for beskyttelse (jf. § 13 a) og tilfeller hvor private og offentlige interesser tilsier at taushetsplikten ikke skal gjelde (jf. § 13 b). Taushetsplikten bortfaller etter 60 år, dersom ikke annet er bestemt (jf. § 13 c).

Bestemmelsene om taushetsplikt i forvaltningsloven § 13 overstyres av enkelte andre bestemmelser:

  • Riksarkivaren kan forlenge taushetsplikten ut over 60 år eller den frist som gjelder for bortfall av taushetsplikt, når hensynet til personvern tilsier det, jf. forvaltningslovforskriften § 11.
  • I barnevernssaker og adopsjonssaker bortfaller taushetsplikten først etter 100 år, jf. forvaltningslovforskriften § 10.
  • For opplysninger om noens personlige forhold bortfaller taushetsplikten først etter 100 år, når opplysningene er innhentet til bruk for statistiske formål med hjemmel i statistikkloven, jf. statistikkloven § 2-7.

Taushetsplikt for statlige og kommunale folketellinger

Opplysningene i de statlige folketellingene er innhentet til bruk for statistiske formål med hjemmel i statistikkloven. For de statlige folketellingene gjelder derfor 100 års taushetsplikt, og som følge av dette bortfaller taushetsplikten for folketellingen 1920 først 1. desember 2020. Opplysningene i de kommunale folketellingene er ikke innhentet med hjemmel i statistikkloven, og taushetsplikten bortfaller derfor etter 60 år, jf. forvaltningsloven § 13.

Personopplysningsloven § 2 nr. 8 definerer følgende opplysninger som sensitive personopplysninger:

  • Opplysninger om rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning.
  • Opplysninger om at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling.
  • Opplysninger om helseforhold.
  • Opplysninger om seksuelle forhold.
  • Opplysninger om medlemskap i fagforeninger.

Lovverkets begrensninger med hensyn til internettpublisering er altså nokså omfattende. I noen tilfeller vil Arkivverket også velge å sperre innhold på et etisk grunnlag. Dersom det er åpenbart at noen kan bli krenket, såret eller forulempet av at opplysninger publiseres fritt tilgjengelig på Internett, vil det forekomme at Arkivverket velger å sperre innhold, selv om det ikke skulle være påbudt ut fra lover og forskrifter.

I praksis er det umulig for Arkivverket å separere opplysninger som ikke kan publiseres på Internett, fra opplysninger som kan publiseres på Internett. For det første kan ett og samme dokument eller én og samme side vise opplysninger av begge kategorier, og for det andre er det altfor ressurskrevende for Arkivverket å gjennomgå og vurdere alle opplysninger i det skannede arkivmaterialet. For noen opplysninger vil det også kunne gjelde taushetsplikt, selv om det ikke er åpenbart på grunnlag av opplysningene alene, fordi opplysningene indirekte - eller i kombinasjon med andre opplysninger - kan avsløre taushetsbelagte forhold.

Som følge av dette vil mange opplysninger som kunne ha ligget fritt tilgjengelige på Internett, være sperret. Dette betyr ikke at opplysningene er hemmelige, eller at Arkivverket forsøker å hemmeligholde dem, men det betyr at du ikke har anledning til å lete fram opplysningene selv. I stedet kan du henvende deg til Arkivverket og be om at det blir gjort et oppslag for deg. På Arkivverkets nettsider er det gjort nærmere rede for hva slags oppslag du kan be om.

For å avgjøre til hvilket innhold som skal sperres, og hvilket innholdsom skal være fritt tilgjengelige, må Arkivverket gjøre visse praktiske tilnærminger. For eksempel legger Arkivverket til grunn, at personopplysningsloven ikke gir vern for avdøde, og at sensitive personopplysninger, samt fødselsnummer, personnummer og tilsvarende nummer, som hovedregel kan gjøres fritt tilgjengelige på Internett når alle de omtalte personene visselig er døde. I realiteten er det bare helt unntaksvis mulig for Arkivverket å fastslå at alle personer som omtales, er døde. Arkivverkets praktiske tilnærming er derfor, at dokumenter eller sider hvor sensitive personopplysninger, fødselsnummer, personnummer eller tilsvarende nummer kan forekomme, sperres inntil alle omtalte personer med sikkerhet er minst 100 år gamle. Hvordan dette løses i praksis, kan bero på individuelle vurderinger av hvordan opplysningene opptrer i det aktuelle arkivmaterialet.

Fritt tilgjengelig i Digitalarkivet vs. fritt tilgjengelig på lesesalen

Tilgjengeliggjøring på Internett og tilgjengeliggjøring på lesesalen er to forskjellige ting, og det er derfor ingen automatikk i at arkivmateriale som er fritt tilgjengelig på lesesalen, er fritt tilgjengelig i Digitalarkivet - eller omvendt. For lesesalsbruk er det først og fremst hensynet til taushetsbelagte opplysninger som gjør at arkivsaker er klausulert, dvs. ikke fritt tilgjengelige. Når taushetsbelagte opplysninger forekommer, må som regel hele protokollen, arkivesken eller arkivpakken klausuleres. I Digitalarkivet er det derimot anledning til å sperre enkeltbilder, slik at for eksempel deler av ei kirkebok kan være fritt tilgjengelig, selv om det forekommer taushetsbelagte opplysinger i den. Arkivsaker som ikke er fritt tilgjengelige på lesesalen på grunn av sin fysiske beskaffenhet, kan selvfølgelig også være fritt tilgjengelige i Digitalarkivet. På den annen side gjør lovverkets begrensninger med hensyn til internettpublisering, at mye arkivmateriale som er fritt tilgjengelig på en av Arkivverkets lesesaler, må være sperret i Digitalarkivet. Et eksempel på dette er eiendomsopplysningene i Gammel grunnbok, som ikke er taushetsbelagte, men som inneholder fødselsnummer og personnummer for ennå levende personer, og som av den grunn ikke kan være fritt tilgjengelige i Digitalarkivet.