Veiledning: Indeksering i Tabellvisning

Med Tabellvisning er det mulig å legge inn spesifikke metadata for hver enkelt fil. Dette kalles indeksering og skaper en klikkbar innholdsfortegnelse for den digitaliserte arkivenheten.

Hva er indeksering?

Indeksering innebærer å registrere spesifikke metadata om hvert enkelt bilde, i praksis en kortfattet kategorisering og beskrivelse av hva bildefilene viser.

Arkivenheter som ikke er indeksert, vil i trefflistene vises med lenke kun til Første side. Brukere av Digitalarkivet kommer da til det første bildet og må derfra finne fram i arkivenheten uten hjelp, omtrent som når man bruker arkivmateriale på mikrofilm.

I arkivenheter som består av et stort antall bilder, og hvor det for brukeren ikke er åpenbart ut fra hvert enkelt bilde om man skal bla forover eller bakover for å finne opplysningene man er ute etter, vil det være en fordel om bildene er indekserte. Når bildene er indekserte, vil arkivenhetene vises i trefflistene med lenke til Innhold, som tar brukeren til en maskinelt generert innholdsfortegnelse. Her får brukeren en mer eller mindre detaljert oversikt over innholdet i arkivenheten (avhengig av hvor detaljert indekseringen er), og i selve bildevisningen vil den såkalte filterfunksjonen over bildene vise en forklaring på hva bildene viser.

Indeksering i Tabellvisning

Noen fullverdig indekseringsløsning er foreløpig ikke på plass. Arkivverket tilbyr inntil videre indeksering i Tabellvisning, som dekker de viktigste behovene, men som også har noen begrensninger.

Tabellvisning er foreløpig ikke lenket opp fra Metadataredigering, og det finnes ingen generell URL. I stedet må man i Metadataredigering merke seg en arkivenhets Kilde-ID (vanligvis sekssifret) og manuelt skrive inn URLen https://media.digitalarkivet.no/indexing/edit/ + kilde-ID, f.eks. https://media.digitalarkivet.no/indexing/edit/100000.

Den delen av skjermbildet som er spesifikk for Tabellvisning, består av et vannrett svart bånd med forskjellige knapper og en tabell med ei linje for hver bildefil som er tilknyttet arkivenheten. Lengst til høyre i det svarte båndet finnes et informasjonssymbol, som åpner arkivenhetens kildeinformasjon. De to symbolene til venstre for informasjonssymbolet har foreløpig ingen funksjon. Man kan derfor se bort fra disse to symbolene, og det samme gjelder knappene Sjekk validering, Merk som ferdig indeksert og Indeksér. Resten av knappene har reell funksjonalitet og vil bli gjennomgått nedenfor.

Grunnleggende funksjonalitet

Man kan indeksere ett og ett bilde eller fritt sammensatte grupper av bilder.

  • For å indeksere ett bilde klikker man på blyantsymbolet som vises i venstre kolonne på bildets linje i tabellen. Man får da opp et skjema med de tilgjengelige indekseringsfeltene, som man kan fylle ut etter ønske og behov. Endringene lagres med knappen Lagre eller forkastes med knappen Avbryt.
  • For å indeksere ei gruppe av bilder markerer man de ønskede bildene i avhukingsboksene i venstre kolonne i tabellen. På linja med kolonneoverskriftene er det en avhukingsboks som velger alle bilder. Det er også mulig å velge en sekvens av bilder ved å huke av ett bilde, holde Shift-knappen inne og deretter huke av et annet bilde. Da velger man alle bildene der i mellom. Når alle ønskede bilde er markert, klikker man på Endre valgte for å få fram skjemaet med de tilgjengelige indekseringsfeltene. Endringene lagres med knappen Lagre eller forkastes med knappen Avbryt. Endringene gjelder alle de valgte bildene.

Følgende indekseringsfelt er tilgjengelige:

  • Sidenr er sidetallet på siden/oppslaget som bildet viser. Feltet er obligatorisk, fordi sidetallet aktiverer lenkene i innholdsfortegnelsene. Dersom siden/oppslaget er uten sidetall, skal sidetallet settes til upaginert. Dette indekseringsfeltet er kun tilgjengelig ved indeksering av ett og ett bilde, og det kan derfor være svært tungvint å indeksere sidetall. Knappen Paginering kilde gir likevel en mulighet til å håndtere alle bildene i én operasjon, da den gir mulighet til å sette sidetallene til upaginert eller lik kildesidetallet. Den gir også muligheten til å nullstille sidetallene for alle bilder. Se også triks for indeksering av sidetall lenger nede.
  • Sidekategori er en klassifisering av bildene. Her er det mange valgmuligheter, men det er kun følgende sju som skal benyttes: Protokollside, dokumentside, bokside, blank side, innerperm, ytterperm og filmingsplakat. De tre førstnevnte benyttes for henholdsvis protokoller, dokumenter og bøker og skal alltid kombineres med feltet Indeksverdi 1. De fire sistnevnte benyttes for henholdsvis blanke sider, innerpermer (inkludert omslag uten nyttig informasjon), ytterpermer og filmingsplakater og skal aldri kombineres med feltet indeksverdi 1.
  • Feltene Indeksverdi 1, Indeksverdi 2, Indeksverdi 3 og Indeksverdi 4 brukes til å beskrive hva bildene viser. Indeksverdi 1 skal inneholde den mest generelle beskrivelsen, mens de øvrige skal inneholde en gradvis mer spesifikk eller detaljert beskrivelse, omtrent som man deler inn ei bok med kapitler, underkapitler, overskrifter og underoverskrifter. Det er ikke nødvendig å bruke alle felt, og som oftest vil ett eller to felt kunne være tilstrekkelig. Det finnes imidlertid ingen fasit, og man må rett og slett erfare hva som vil være en god løsning, og man må avveie med hensyn til hvor store ressurser man skal bruke på indeksering. Videoen går inn på noen eksempler.
  • Feltene Indeksert dato og Indeksert av fylles ut automatisk, men innholdet kan endres manuelt.

Avansert funksjonalitet

Kildeside er et tall som angir bildenes rekkefølge i Digitalarkivets visning. Det er mulig å endre rekkefølgen på bildene på to måter:

  • Man kan flytte ett bilde ved å klikke på symbolet med de tre vannrette linjene i venstre kolonne på bildets linje i tabellen. Hold museknappen inne og dra bildet oppover eller nedover til ønsket posisjon. Kildesidetallene vil da kalkuleres på nytt. Etter at siden er ferdig oppdatert, noe som kan ta noen sekunder, avhengig av størrelsen på tabellen, kan man flytte et nytt bilde. NB: Flytt aldri et bilde ned til siste posisjon, da det leder til en feil i kalkuleringa av kildesidetallene. Flytt heller bildet til nest siste posisjon, og flytt deretter bildet i siste posisjon oppover.
  • Man kan flytte en sekvens av bilder ved å flytte dem til en annen arkivenhet (Kilde-ID) og tilbake igjen. Man må da først markere de ønskede bildene i avhukingsboksene i venstre kolonne i tabellen. Deretter klikker man på pila i boksen Endre valgte for å få fram en nedtrekksmeny, hvor man velger Flytt til kildeid. Man vil da bli bedt om å oppgi målkilde (Kilde-ID) og posisjon (kildeside). Her må man være nøye med å velge en Kilde-ID som man har tilgang til. Som posisjon er det greiest å bruke 1 eller 0 (som plasserer bildene bakerst). Dernest velger man Lagre og så OK for å gå til målkilden. Så gjentar man prosedyren og flytter bildene tilbake til den opprinnelige arkivenheten. Nå må man passe på å oppgi den nye posisjonen som bildene skal plasseres i.

Hvis det er bilder som man av ymse årsaker ikke ønsker å ha med i visningen, kan man utelate fra visningen. Dette kan f.eks. være aktuelt, dersom man oppdager sensitive opplysninger som hurtig må skjules. Man må da først markere de ønskede bildene i avhukingsboksene i venstre kolonne i tabellen. Deretter klikker man på pila i boksen Endre valgte for å få fram en nedtrekksmeny, hvor man velger Utelat fra visningen. Bildene vil nå bli plassert øverst i tabellen med kildeside NULL, og alle lagrede indekseringsdata vil bli kursivert.

For igjen å inkludere i visningen må man for ett og ett bilde klikke på symbolet i venstre kolonne på bildets linje i tabellen. Symbolet kalles aktivér rad (vises ved mouseover). Man blir da bedt om å angi posisjon (kildeside) og deretter klikker man OK.

På hver linje i tabellen er det et plusstegn i venstre kolonne og en blyant i kolonna FilID. Disse funksjonene skal ikke benyttes.

Triks for indeksering av sidetall

Som nevnt over er det begrenset funksjonalitet med hensyn til indeksering av sidetall. Ofte vil det imidlertid være slik at de første bildene viser sider/oppslag som er upaginerte, hvorpå paginerte sider/oppslag med sidetall 1, 2, 3 osv. følger. Dersom sidetallene hele tida øker med 1 uten avvik, kan følgende triks benyttes:

  • Markér bildene av de upaginerte sidene/oppslagene og utelat dem fra visningen.
  • Nå vil bildene av de paginerte sidene/oppslagene ha kildeside som tilsvarer sidetallet.
  • Velg deretter Paginering kilde: Sett lik kildeside.
  • Inkluder de utelatte bildene i visningen.
  • Sett sidetall lik upaginert for bildene som viser upaginerte sider/oppslag.

Dersom det er mange avvik i pagineringa, f.eks. mange upaginerte sider innimellom, blir dette trikset mindre anvendelig, ettersom mange bilde som utelates fra visningen og deretter inkluderes igjen.