Til kunder: slik indeksering du i Tabellvisning

Hva er indeksering?

Indeksering innebærer å registrere spesifikke metadata om hvert enkelt bilde, i praksis en kortfattet kategorisering og beskrivelse av hva bildefilene viser.

Arkivenheter som ikke er indeksert, vil i trefflistene vises med lenke kun til Første side. Brukere av Digitalarkivet kommer da til det første bildet og må derfra finne fram i arkivenheten uten hjelp, omtrent som når man bruker arkivmateriale på mikrofilm.

I arkivenheter som består av et stort antall bilder, og hvor det for brukeren ikke er åpenbart ut fra hvert enkelt bilde om man skal bla forover eller bakover for å finne opplysningene man er ute etter, vil det være en fordel om bildene er indekserte. Når bildene er indekserte, vil arkivenhetene vises i trefflistene med lenke til Innhold, som tar brukeren til en maskinelt generert innholdsfortegnelse. Her får brukeren en mer eller mindre detaljert oversikt over innholdet i arkivenheten (avhengig av hvor detaljert indekseringen er), og i selve bildevisningen vil den såkalte filterfunksjonen over bildene vise en forklaring på hva bildene viser.

Indeksering i Tabellvisning

NB: Videoen er ikke oppdatert med ny funksjonalitet 28. januar 2020.

Det skal etter planen utvikles et særskilt verktøy for indeksering. Inntil dette er på plass, tilbyr Arkivverket indeksering i Tabellvisning, et verktøy som i sin tid ble utviklet for å gi administratorer mulighet til å gjøre enkle redigeringer i eksisterende indeksering, men som ikke egentlig er ment for indeksering. Etter oppgradering 28. januar 2020 har Tabellvisning all nødvendig funksjonalitet for indeksering, og indekseringa kan løses mer effektivt enn tidligere.

Tabellvisning er foreløpig ikke lenket opp fra Metadataredigering, og det finnes ingen generell URL. I stedet må man i Metadataredigering merke seg en arkivenhets Kilde-ID (vanligvis sekssifret) og manuelt skrive inn URLen https://media.digitalarkivet.no/indexing/edit/ + kilde-ID, f.eks. https://media.digitalarkivet.no/indexing/edit/100000.

Den delen av skjermbildet som er spesifikk for Tabellvisning, består av et vannrett svart bånd med forskjellige knapper og en tabell med ei linje for hver bildefil som er tilknyttet arkivenheten. Lengst til høyre i det svarte båndet finnes et informasjonssymbol, som åpner arkivenhetens kildeinformasjon. Til venstre for dette er et symbol som åpner informasjon om hvorvidt kilden er markert som ferdig indeksert, eller ikke. Resten av knappene i det svarte båndet bli gjennomgått nedenfor.

Grunnleggende funksjonalitet

NB: Videoen er ikke oppdatert med ny funksjonalitet 28. januar 2020.

Man kan indeksere ett og ett bilde eller fritt sammensatte grupper av bilder.

• For å indeksere ett bilde klikker man på blyantsymbolet som vises i venstre kolonne på bildets linje i tabellen. Man får da opp et skjema med de tilgjengelige indekseringsfeltene, som man kan fylle ut etter ønske og behov. Endringene lagres med knappen Lagre eller forkastes med knappen Avbryt.
• For å indeksere ei gruppe av bilder markerer man de ønskede bildene i avhukingsboksene i venstre kolonne i tabellen. På linja med kolonneoverskriftene er det en avhukingsboks som velger alle bilder. Det er også mulig å velge en sekvens av bilder ved å huke av ett bilde, holde Shift-knappen inne og deretter huke av et annet bilde. Da velger man alle bildene der i mellom. Når alle ønskede bilde er markert, klikker man på Endre valgte for å få fram skjemaet med de tilgjengelige indekseringsfeltene. Endringene lagres med knappen Lagre eller forkastes med knappen Avbryt. Endringene gjelder alle de valgte bildene.

Følgende indekseringsfelt er tilgjengelige:

• Sidenr er sidetallet på siden/oppslaget som bildet viser. Feltet er obligatorisk, fordi sidetallet aktiverer lenkene i innholdsfortegnelsene. Dersom siden/oppslaget er uten sidetall, skal sidetallet settes til upaginert. Se nærmere om indeksering av sidetall nedenfor.
• Sidekategori er en klassifisering av bildene. Her er det mange valgmuligheter, men det er kun følgende sju som skal benyttes: Protokollside, dokumentside, bokside, blank side, innerperm, ytterperm og filmingsplakat. De tre førstnevnte benyttes for henholdsvis protokoller, dokumenter og bøker og skal alltid kombineres med feltet Indeksverdi 1. Dersom en av de tre førstnevnte sidekategoriene benyttes, vil feltet Indeksverdi 1 være markert rødt, dersom det ikke er utfylt. De fire sistnevnte sidekategoriene benyttes for henholdsvis blanke sider, innerpermer (inkludert omslag uten nyttig informasjon), ytterpermer og filmingsplakater og skal aldri kombineres med feltet indeksverdi 1.
• Feltene Indeksverdi 1, Indeksverdi 2, Indeksverdi 3 og Indeksverdi 4 brukes til å beskrive hva bildene viser. Indeksverdi 1 skal inneholde den mest generelle beskrivelsen, mens de øvrige skal inneholde en gradvis mer spesifikk eller detaljert beskrivelse, omtrent som man deler inn ei bok med kapitler, underkapitler, overskrifter og underoverskrifter. Det er ikke nødvendig å bruke alle felt, og som oftest vil ett eller to felt kunne være tilstrekkelig. Det finnes imidlertid ingen fasit, og man må rett og slett erfare hva som vil være en god løsning, og man må avveie med hensyn til hvor store ressurser man skal bruke på indeksering. Videoen går inn på noen eksempler.
• Feltene Sist indeksert dato og Sist indeksert av fylles ut automatisk, men innholdet kan endres manuelt.

Bildenes rekkefølge

NB: Videoen er ikke oppdatert med ny funksjonalitet 28. januar 2020.

Kildeside er et tall som angir bildenes rekkefølge i Digitalarkivets visning. Det er mulig å endre rekkefølgen på bildene på følgende måter:

• Man kan flytte ett bilde ved å klikke på symbolet med de tre vannrette linjene i venstre kolonne på bildets linje i tabellen. Hold museknappen inne og dra bildet oppover eller nedover til ønsket posisjon. Kildesidetallene vil da kalkuleres på nytt. Etter at siden er ferdig oppdatert, noe som kan ta noen sekunder, avhengig av størrelsen på tabellen, kan man flytte et nytt bilde. NB: Før Tabellvisning ble oppgradert 28. januar 2020, oppsto det en feil dersom et bilde ble flyttet ned til siste posisjon. Denne feilen er rettet i forbindelse med oppgraderinga, slik at et bilde nå kan flyttes ned til siste posisjon uten at det oppstår feil.
• Man kan flytte en sammenhengende sekvens av bilder ved å markere de ønskede bildene i avhukingsboksene i venstre kolonne i tabellen. Deretter klikker man på pila i boksen Endre valgte for å få fram en nedtrekksmeny, hvor man velger Flytt side(r). Man vil da bli bedt om å oppgi kildesidetallet som bildene skal setts inn etter. Oppgi 0 dersom du ønsker å flytte bildene helt først i kilden. Til slutt bekrefter man ved å klikke OK, eller man kan avbryte ved å klikke Cancel.
• Man kan flytte en sekvens av bilder til en annen arkivenhet (Kilde-ID). Behovet kan f.eks. oppstå dersom noen dokumenter har ligget i feil arkivenhet i forbindelse med skanning. Man må da først markere de ønskede bildene i avhukingsboksene i venstre kolonne i tabellen. Deretter klikker man på pila i boksen Endre valgte for å få fram en nedtrekksmeny, hvor man velger Flytt til kildeid. Man vil da bli bedt om å oppgi målkilde (Kilde-ID) og posisjon (kildeside). Her må man være nøye med å velge en Kilde-ID som man har tilgang til. Posisjon 1 og 0 plasserer bildene henholdsvis fremst og bakerst. Dernest velger man Lagre og så eventuelt OK for å gå til målkilden.

Hvis det er bilder som man av ymse årsaker ikke ønsker å ha med i visningen, kan man utelate fra visningen. Dette kan f.eks. være aktuelt, dersom man oppdager sensitive opplysninger som hurtig må skjules. Man må da først markere de ønskede bildene i avhukingsboksene i venstre kolonne i tabellen. Deretter klikker man på pila i boksen Endre valgte for å få fram en nedtrekksmeny, hvor man velger Utelat fra visningen. Bildene vil nå bli plassert øverst i tabellen med kildeside NULL, og alle lagrede indekseringsdata vil bli kursivert.

For igjen å inkludere i visningen må man for ett og ett bilde klikke på symbolet i venstre kolonne på bildets linje i tabellen. Symbolet kalles aktivér rad (vises ved mouseover). Man blir da bedt om å angi posisjon (kildeside) og deretter klikker man OK.

På hver linje i tabellen er det et plusstegn i venstre kolonne og en blyant i kolonna FilID. Disse funksjonene skal ikke benyttes.

Indeksering av sidetall

NB: En tidligere video er utdatert og fjernet.

Indeksering av sidetall kan skje på tre forskjellige måter.

• Dersom man indekserer ett bilde, vil feltet Sidenr være med i utfyllingsskjemaet. Det vil imidlertid være tungvint å indeksere alle sidetall på denne måten.
• Knappen Paginering kilde gir en mulighet til å håndtere alle bildene i én operasjon, da den gir mulighet til å sette sidetallene til upaginert eller lik kildesidetallet. Den gir også muligheten til å nullstille sidetallene for alle bilder.
• Ved indeksering av en paginert arkivenhet, vil det hendigste være en funksjonen Velg paginering, som ligger under Endre valgte. Funksjonen var ny 28. januar 2020. Her markerer man de bildene man ønsker å indeksere, før man velger Velg paginering. Man blir så bedt om å oppgi sidetall for det første bildet, samt hvilken regel Tabellvisning skal bruke for å kalkulere sidetallene for de andre markerte bildene. Har man å gjøre med en dobbeltpaginert protokoll, kan man f.eks. oppgi at første bilde skal ha sidetall 2-3, og at regelen dobbel paginering skal brukes for å kalkulere sidetallene videre. På denne måten kan man raskt legge inn sidetall for en hel kilde, men vær oppmerksom på mulig avvik i hvordan kilden er paginert, f.eks. upaginerte sider/oppslag, feilpaginerte sider/oppslag og dobbelteksponeringer etc.