Kontaktinformasjon

Siste nytt

september 2022

Oppstart og analyse av generisk Noark visningsløsning

Vi er i gang med å se på hvordan vi kan utvikle en generisk visningsløsning som kan brukes på ulike Noark løsninger. Planen er å lage et verktøy som kan brukes av saksbehandlere.

september 2022

Møte i Samarbeidsrådet den 20. september

I årets tredje møte i Samarbeidsrådet ble det presentert hvordan man kan ta i bruk mottak og langtidsbevaring, og hvilke funksjonaliteter som er i brukergrensesnittet. I tillegg ble det presentert ulike tall og bruksmønster for Digitalarkivet, som har fått flere yngre brukere en tidligere. En status på veikartet for tilgjengeliggjøring og publisering ble gitt, i tillegg til å svare ut innspill og sprøsmål som kom inn til Digitalarkivet i forkant.

september 2022

Deltagelse på KAI konferanse den 14. og 15. september

Arkivvverket og Digitalarkivet deltok på konferansen der Digitalarkivet ble presentert.

mai 2022

Bruk av kunstig intelligens for å gjøre fulltekst søk

Vi er i gang med å utvikle første leveranse i et globalt søk på Digitalarkivet. Gjennom maskinlæring skal store tekstdokumenter OCR leses, slik at dette blir søkbart og lett å finne frem i på Digitalarkivet. Minimumsleveransen er først å gjøre dette på ca. 700 tekstdokumenter fra pantebøker.

april 2022

Søk i folkeregisterkort

Gjennom maskinlæring blir flere tusen registerkort kvalitetsikret og testet for gjennfinning i en ny søkefunksjonalitet på Digitalarkivet. Før kortene blir prosessert blir de skannet fra papirformatene. Den nye søkefunksjonalitet blir om kort tid tilgjengelig på Digitalarkivet.

april 2022

Digitalarkivet deltar på KAI konferanse på Gardermoen

Det var flere innlegg og diskusjonsgrupper relatert til utviklingen av Digitalarkivet. Innspill og forslag til ulike tiltak for å knytte KAI miljøet til Digitarkivet ble forslått.

april

God påske

april

Kartlegging av mulige uttrekk fra IKA Hordaland til visningsløsning

Vi er i dialog med IKA Hordaland for å finne et relevant uttrekk fra et fagsystem som vi kan teste ut og lage en visningsløsning for. Utgangspunktet for prioriteringer er data som er mye etterspurt og som man ser umiddelbare gevinster ved.

april

Visningsløsning for data fra folketrygderegisteret

Fokus på å lage visningsløsninger for digitalt skapt arkiv fortsetter, og nå har vi hatt oppstart på en visningsløsning for data fra folketrygderegisteret. Data fra dette registeret er mye etterspurt i forbindelse med å beregne trygdeytelser, spesielt med tanke på pensjonsberegninger.

mars

Møte i Samarbeidsrådet

Årets første møte i samarbeidsrådet ble gjennomført tirsdag den 22. mars med følgende agenda:

Arbeid med målbilde til Digitalarkivet
Status på navnestrategien
Status på leveranser

Visningsløsning for skatt og ligningstall er nå tilgjengelig

Vi er nå ferdige med første leveranse på digitalt skapt skatt og ligningstall, og saksbehandlere kan nå søke og inne informasjon gjennom ulike søkeparatmetere. Neste leveranse blir å tilgjengeliggjøre det samme for relevante saksbehandlere i andre virksomheter.

februar

Pilot på overføring av data fra IKA Hordaland

Vi har inngått en pilotavtale med IKA Hordaland om at 100 uttrekk av ulike fagsystem skal inn i bevaringsløsningen til Digitalarkivet. Overføringen foregår i februar og mars og vi har hittil mottatt 20 utrekk.

februar

Onboardingprosess for virksomheter som ønsker å bruke Digitalarkivet

Det vil på sikt komme inn mye nytt innhold til Digitalarkivet, og med et økosystem som bakteppe vil det bety at ulike avtaler og oppdatering av disse vil bli hyppig. For å sikre en god flyt, og en rask onboarding er vi nå godt i gang med å implementere en forenkling av prosessen.

januar

Modul for katalog er levert

Nå kan virksomheter som ikke bruker Arkivportalen ta i bruk Digitalarkivet for tilgjengeliggjøring. Virksomheter kan legge inn katalogstier og metadata uavhenging av Arkivportalen.

januar

Visningsløsning for digitalt skapt er under arbeid

Vi er godt i gang med å utvikle en visningsløsning for skatt og ligningstall. Avlevering av tallene skjer en gang per år, og vi får tall fra de siste 10 årene. Målet er at innbyggere selv kan gå inn i Digitalarkivet og hente ut sine tall. Løsningen vil først bli tilgjengelig for saksbehandlere i Arkiverket og relevante saksbendlere i Skatteetaten og NAV.

januar
januar

Godt nytt år

Vi ønsker alle en god start på det nye året. Nå planlegger vi videre for Digitalarkivet.

2022

desember

Bevaring av 100 SIARD uttrekk fra IKA Hordaland

Vi er i dialog med IKA Hordaland om en pilot for å bevare 100 SIARD-uttrekk. Avtale skal signeres i januar og oppstart blir i begynnelsen av februar

desember

Møte i styringsrådet for Digitalarkivet

Det var møte i styringsrådet for Digitalarkivet på torsdag den 30. november, der vi ba om innspill til målbilde til Digitalarkivet. Målbilde som vi nå jobber med er tett knyttet opp til gevinstarbeidet.

november

Gevinstarbeid

Vi har i lengre tid jobbet med gevinster, målbilde og gevinstrealisering, og begynner nå å få på plass gode prosesser for hvordan vi skal jobbe videre med det. Det handler om å få en metodikk, både praktisk og strategisk som vi nå begynner å få et godt grep om.

november

Utvelgelse av et digitalt skapt arkiv

På bakrunn av arbeidsmøter med temainnganger har vi valgt ut et tema med ett undertema for digitalt skapt, og er i gang med å lage en prototype for visning.

november

Arbeidsmøter med temainnganger, søk og filtrering

Tjenestedesignere og interaksjonsdesigner er i gang med å analysere mulige temainnganger til arkivene på Digitalarkivet. Målsettingen er å finne gode temainnganger som brukere kan kjenne seg igjen i.

november

Deltagelse på Privatarkivkonferansen mandag den 8. november

Digitalarkivet skal presentere og vise prototyper fra arbeidet med å forenkle brukergrensesnittet på søk, filtrering og bruk av API fra andre.

oktober

Planlegging av agenda for Samarbeidsrådet den 15. november

Siste møte i 2021 for Samarbeidsrådet er den 15. november. Digitalarkivet ønsker å innhente behov fra medlemmene på hva de ønsker av visningsløsninger fra fagsystemer. Vi jobber med agenda som vil bli sendt ut i uke 45.

oktober

Tilgjengeliggjøring av fotografier i Digitalarkivet

Endring i teknologivalg gjør at vi nå analyserer hvordan fotografer med metadata kan tilgjengeligjøres på en effektiv og smart måte. Et oppstartsmøte i neste uke vil gi oss en pekepinn på hvor raskt vi kan få dette på plass.

oktober

Ny sprint for søk og nye innganger

I forbindelse med å gjøre Digitalarkivet mer brukervennlig tester vi ulike konsepter for søk og filtrering. Vi jobber nå med en onboarding av brukere, der vi ser hvordan en bruker kan tilpasse seg forsiden til Digitalarkivet.

oktober

Samarbeid med NAV og Skatteetaten for tilgang til folkeregistreringskort

Vi er i gang med å skanne folkeregisterkort, da det er stor etterspørsel fra saksbehandlere i arbeidet med å beregne botid i forbindelse med alders- og uførepensjon. Saksbehandlere hos NAV og Skattetaten finner ofte ikke frem i kortene, og det er mye manuelt arbeid med dette. Digitalarkivet har allerede i dag funksjonalitet for tilgangsstyring som gjør at saksbehandlere i NAV og Skatteetaten selv kan bruke Digitalarkivet til å finne frem i dokumentasjoen når de skal beregne botid.

september

Deltagelse på KAI konferanse den 15. til 16. september

Presentasjon av Digitalarkivet på KAI konferanse, med mange av våre interessenter, resulterte i mange gode innspill og gode diskusjoner.

Les presentasjon

september

Søk i Siste publiserte har fått nye filtreringsvalg

Digitalarkivet vokser, og med økende mengde arkiver fra våre avtalepartnere har vi nå gjort det enklere å se og finne frem til de nyeste publiseringene. Du kan f. eks filtrere på arkiv, emnetagger, tidsperiode, oppbevaringssted og et fritekstfelt.

september

Fra innsikt til skisser

Et omfattende arbeid med å kartlegge behov fra ulike brukere av det fremtidige og dagens Digitalarkiv, gir nå resultater i form av arbeid med skisser og prototyper for nye søkeinnganger, og mulige innganger til arkivene ved bruk av integrasjoner med andre løsninger, og mulig visualisering av søk.

september

Møte i samarbeidsrådet mandag den 30. august

Høstens første møte i samarbeidsrådet ble brukt til å gi en status på leveranser i veikartet, en visning av skisser for søk og temainnganger basert på innsiktsarbeidet og til slutt en presentasjon av hva vi jobber med i metadata og katalog.

august

Visningsløsning for digitalt skapt

Sentralt stedsregister viser navn på steder og gir oversikt over alle mulige navn stedet har og har hatt opp gjennom tidene. Visningsløsning kan klikkes på som en kartløsning. Dette er første leveranse på digitalt skapt material.

Ny søkemotor

Vi har byttet til ny teknologi som gjør oss i stand til å levere bedre søk i fremtiden. Den nye søkemotoren var klar i sommer.

Første leveranse på ny katalogmodul er klar

Leveransen betyr at brukere av Digitalarkivet som ikke bruker ASTA og Arkivportalen kan legge inn sine egne data.

juli

Informasjon om navneprosessen til Digitalarkivet

Utviklingen av Digitalarkivet til en fellesløsning innebærer en gjennomgang av merkevaren, i tillegg til utvikling av nye tjenester og funksjonalitet. Flere av medlemmene i Samarbeidsrådet har deltatt i navneprosessen. Fredag den 25. juni ble det gjennomført en felles presentasjon til alle medlemmene.

juni

Arbeidsmøte med KAI ledere og Digitalarkivet

Digitalarkivet og KAI ledere gjennomførte et arbeidsmøte tirsdag den 22. juni. Hensikten med møte var å ha dialog rundt målbilde til Digitalarkivet. Gjennom dialog ønskes en tilnærming til hva Arkivverket KAI ledere mener er viktig. Vi fikk mange gode innspill og dette tas med videre inn i utviklingen av Digitalarkivet.

Selvbetjent folkeregisterkort skal gjøre saksbehandling hos forvaltningen enklere

Vi er akkurat i oppstarten av å få i innsikt i bruk og behov hos saksbehandlere i forvaltningen knyttet til folkeregistermaterialet. Litt fakta:

NAV/Skatteetaten benytter folkeregisterkortene til å beregne botid i forbindelse med alders- og uførepensjon
Typisk gjelder dette personer som er 50-70 år gamle – født tilbake i 1950 til 1970
De har ca. 12 000 slike saker i året hvor de har behov for å finne frem i folkeregisterkortene
AV får ca. 1000 henvendelse av disse hvor Skatteetaten ikke finner informasjon i sine egne kort
Skatteetaten har bekreftet hypotesen at de har behov for å søke på navn og personnummer/D-nummer – også i kombinasjon

juni

Planlegging av visning for arkiv som er skapt i et fagssystem

Vi er i gang med å finne arkiv som ikke er skapt analogt for å utforske en visning av data. Gjennom ulike uttrekk fra forskjellige system, ser vi nå på hvilke som vil egne seg best for å utvikle en minimumsløsning.

juni

Visning av fulltektst-transkriberinger

Fulltekst-transkriberinger på TEI-format. Dette er samme format på transrkiberingsfilene som i kildeutgivelse, altså hele dokumenter. De transkriberingene som finnes i digark i dag er tabeller og registere.

Gevinster:

Fulltekst-transkriberinger kan gjøres tilgjengelig i søkeinngangene, og gjenfinnbare
Vi kan ta i mot flere fullteksttranskriberinger.

juni

Det første arkivet av mange har blitt lagt inn i ny bevaringsløsning

Først ut i opplastingen til produksjonsbasen ble Landbruksdirektoratets fagsystem for naturskadeerstatning (NASK) som vi mottok som SIARD-uttrekk i januar. Dette uttrekket har vært oppbevart på et internt arbeidsområde, men er nå overført til den nye bevaringsløsningen i Digitalarkivet.

I tillegg til den første interne overføringen til ny bevaringsløsning mottar vi også den første eksterne overføringen fra forvaltningen. Statsforvalteren er i gang med å laste opp det første av mange arkiver gjennom den nye mottaksløsningen. Arkivene vi mottar via mottaksløsningen vil bli automatisk virustestet og sjekksumvalidert, noe som betyr mindre manuelt arbeid knyttet til mottakskontroll for avleveringsseksjonen.

Nye søkeinnganger på forsiden til Digitalarkivet

Vi er i gang med sprinter der vi skal teste ulike tilnærminger til brukervennlige innganger på Digitalarkivet. Arbeidet med innsikt og analyse, med gjennomføring av over 60 intervjuer, fokusgrupper og ulike rapporter skal nå testes på ulike måter. Innsikt i ulike målgrupper og brukerbehov er helt sentralt, og er utgangspunktet for sprinter som nå er satt i gang.

Organiseringen av arbeidet er fordelt på to team. Involvering på tvers av fag og forvaltningsnivå, og til slutt brukere skal sørge for forankring i det videre arbeidet.

Brukertesting av forenklet avtaleprosess for avtalepartnere

En mer brukervennlig avtaleprosess for både avtalepartnere og en forenkling av administrasjon av nye avtalepartnere er nå brukertestet på flere brukere, og vil bli satt til utvikling.

En milepæl er nådd i arbeidet med ny mottaksløsning

Forenklet avlevering ved opplasting av overføringspakke er ferdig og satt i produksjon! Integritetssjekk og virussjekk kjøres automatisk og overføringspakken kan lastes ned til mottaksserver for videre manuell behandling.

Mottaksløsningen med opplasting og automatisert kontroll er satt opp i en skyløsning (Azure) og den manuelle behandlingen gjøres i lokal infrastruktur. Det er foreløpig kun ansatte i Arkivverket som kan behandle overføringspakker.

april

Implementert automatisert sladding av fødselsnummer i grunnboksblader

Gammel grunnbok er en samlebetegnelse for grunnboksblader ført av tinglysingsmyndighetene fra 1936 og fram til den elektroniske grunnboka ble innført på begynnelsen av 1990-tallet. Det finnes i utgangspunktet ett, men noen ganger flere, grunnboksblad pr. eiendom. Grunnboksbladet for en eiendom gir oversikt over hvilke dokumenter med relevans for eiendommen som er tinglyst. Svært mange omtales med personnummer i denne informasjonen, og det har vært tidkrevende å få innsyn grunnet personvern.

Gjennom maskinlæring har vi nå produksjonssatt og implementert funskjonalitet hvor dette gjøres automatisk, og derav kan brukere enklere få tilgang til dokumentene.

Tilpasset frontend av media.digitalarkivet til Digitalarkivet sin profilhåndbok

Hensikt og mål med leveransen: Sluttbrukere av Digitalarkivet finner ofte ikke frem på Digitalarkivet. Et av flere funn gjennom innsiktsarbeid viser at frontenden på media.digitalarkivet fremstår uklar. I tillegg følger den ikke profilhåndboken , og bruk av logo er inkonsekvent. Vi har implementert og produksjonssatt små endringer som å flytte noen elementer, justere og endere farger.

april

Implementert ny søkeinngang for jordskifteprotokoller

Hensikten med egen søkeinngang for jordskifteprotokoller er å gjøre brukerne selvhjulpne. Målgruppen er jordskiftedommere, advokater og partsinteressenter. Behovet for egen søkeinngang er basert på blant annet den store mengden henvendelser vi får vedrørende disse dokumentene.

Første leveranse inneholdt følgende momenter:

Lage og publisere registre for rettsmøtene i protokollene (gårdsnavn, kommune, gårdsnummer, saksnummer, rettmøtedato, link til rettsmøtet)
Lage en egen søkeinngang for rettsmøtene i jordskifteprotokollene
Lage en tilpasset søkeveiledning for jordskifteprotokollene
Teste ut tjenesten på reelle brukere og tilpasse tjenesten etter tilbakemeldinger

Workshop med interessenter til Digitalarkivet torsdag 22. april

Utviklingen av Digitalarkivet, både som en merkevare og som en plattform med tilhørende funksjonalitet for langtidsbevaring og tilgjengeliggjøring, gjøres i tett samarbeid på tvers av forvaltningen og private arkivinstitusjoner/museer/biblioteker.

Agenda

Prosjektmål — Kort gjennomgang
Kjerneverdier
USPér
Tonalitet
Målgruppe definisjon
“Round-Robin” pitch for aktuelle målgrupper
Brandhouse — vi ser på og lager utkast til:
Kundeløfte
Hoved pay-off
Verdiforslag, kategoridrivere
Personlighet
Kreative pillarer
april

Status piloter i Digitalarkivet

To piloter i Digitalarkivet er startet. Først ut er pilot med Oslo byarkiv for å overføre og bevare digitalt skapt og mediekonvertert arkivmateriale. I denne piloten har vi allerede testet mottaksprosessen og overføringen med et dummyarkiv. Den andre piloten er med Arbark (Arbeiderbevegelsens arkiv- og bibliotek) som skal overføre og bevare mediekonvertert audiovisuelt materiale (lydkassetter, spolebånd og video). Det audiovisuelle materialet blir mediekonvertert i Nasjonalbiblioteket. Arbarkpiloten er fremdeles på planleggingsstadiet.

Møte i samarbeidsrådet onsdag 14. april

Deltagerne i samarbeidsrådet representerer interessentene i Digitalarkivet. Onsdagens møte hadde følgende agenda:

Presentasjon av nytt veikart, Hilde Uthaug, produktleder tilgjengeliggjøring
Prosess navnestrategi – Kjetil Sviland, seniorrådgiver kommunikasjon
Endringer åndsverkloven, hva betyr det for dere? – Harald Sommerstad, jurist
Status pilot mottak og bevaring – Jorunn Olafsdottir, produktleder mottak og bevaring
Status idefase frontend Digitalarkivet – Robert Myrene, tjenestedesigner
Status samspill med andre aktører og løsninger – Torkel Bråthen, styringsansvarlig
Oppsummering, Hilde Uthaug, produktleder tilgjengeliggjøring

april

Veikartet for Digitalarkivet

Vi har nå lagt ut veikartet på Digitalarkivet. Hensikten med veikartet er å fortelle om de ulike oppgavene vi jobber med. Utviklingen baserer seg alltid på brukerbehov først. Deretter går vi inn i en ide/analyse fase, for deretter å planlegge og sette av ressurser før vi går inn i en aktiv utviklingsfase (status pågår). Når vi har ferdig en leveranse, som oftest små (MVP), setter vi den til status ferdig. Veikartet er under arbeid, og er ikke fullstendig slik det er nå, men vi velger å dele informasjonen vi har.

Deltagelse i KS sin fagruppe for dokumentasjon og arkiv den 18. mars

Representanter fra Digitalarkivet presenterte hvordan våre tjenester vil passe inn i heltheten for statlig og kommunal forvaltning. KS og Arkivverket jobber sammen om et felles budskap om "Det store bildet" og plassen i økosystemet. Faste møter ukentlig mellom Arkivverket og KS skal sikre at vi etablerer gode løsninger som møter behov hos KS og deres medlemmer.

mars

Enklere avtaleprosess for virksomheter som vil bruke Digitalarkivet

Vi er nå i gang med å utvikle bedre funksjonalitet og en mer brukervennlig inngang til å ta i bruk Digitalarkivet. Basert på brukerbehov, spesielt med avtaleinngåelse for å sikre personvernforordningen håper vi at løsningen blir enklere å forstå. Ta gjerne kontakt med hiluth@arkivverket dersom du ønsker mer informasjon.

mars

Oppfølgingsmøte med Kultur IT og Digitalarkivet den 12. mars

I arbeidet med å utvikle en felles løsning for arkiv, herunder ofte betegnet som objekter og samlinger i museeumssektoren, har Kultur IT og Digitalarkivet flere felles interesser. Gjennom felles utveksling i hvordan vi på best mulig måte kan samarbeide og dele informasjon er viktig for å få flere gode tjenester til brukerene. Vi skal nå gå videre inn å se hvordan vi kan jobbe sammen på et mer operativ nivå. Tilstede på møtene er flere fra Arkivverket/Digitalarkivet og Kultur IT.

mars

Innsiktsarbeid på flere plan

Vi går nå inn i en idefase basert på innsiktsarbeidet. Gjennom ulike arbeidsmøter, og sprinter skal vi finne ut hvordan søkeinnganger og veiledninger kan optimaliseres basert på brukerbehov.

februar

Arbeid med konseptsskisser

Vi jobber med konseptskisser, både for bevaring og for tilgjengeligjøring. Akkurat nå begynner vi å nærme oss et konsept for tilgjengeligjøring som vi tester litt med. Skissen er ikke fullstendig og vil kunne endres etter behov og endringer.

februar

Møte mellom Kultur IT og Digitalarkivet den 17. februar

I arbeidet med å utvikle bevaringsløsning og gode søke på tvers av kilder og beriking av metadata, ser vi på hvordan Kultur IT og Digitalarkivet, på en effektiv måte kan gjøre noe sammen. Neste møte vil være i mars.

februar

Årets første møte i samarbeidsrådet for Digitalarkivet

På onsdag ble årets første møte gjennomført. Tema var status på prioriteringer på utviklingsoppgavene, og en presentasjon av innsiktsarbeidet som nå er ferdigstilt i fase 1. Frem til neste felles møte vil det bli holdt flere små temamøter vedrørende mottak og langtidsbevaring og arbeidsgrupper for hvordan innsiktsarbeidet nå går inn i konseptfaser. I tillegg til å finne muligheter for deling av statistikk fra ulike verktøy.

januar

Møte om pilot med Oslo byarkiv

I første omgang har Digitalarkivet konsentrert seg om å bygge grunnmuren for mottaksløsningen og fokusert på identifiserte brukerbehov. I forbindelse med at løsningen skal være en fellesløsning for sektoren, har vi hatt møte med Oslo byarkiv om pilot på deres materiale. Dette er et viktig ledd for å sikre at løsningen svarer til behovene for kommunale arkiv.

januar

Arkivverket mottar svært store arkiver

Ny langtidsbevaringsløsning er under arbeid og en av fordelene med denne er at vi ikke lenger må forholde oss til størrelsesbegrensningen på 1TB for bevaring av arkiv. Dette vil være veldig viktig i tiden fremover ettersom arkivene vi mottar stadig øker i volum. I løpet av januar har Arkivverket tatt imot 3 store arkiv som til sammen utgjør nærmere 20 TB, noe som ville ført til store problemer med den gamle infrastrukturen for bevaring. Lagringsløsningen i det nye Digitalarkivet gjør at vi nå kan håndtere arkiv i denne størrelsesordenen og gjør oss mye bedre rustet for fremtidens avleveringer.

Metadata for foto, film og tale

Vi er godt i gang med å gjøre forbedringer, og jobber nå med metadata som vil gjøre det mulige å få treff på ulike formater. I dag får du kun treff i kilder når du søker, men om kort tid vil man også få treff på relevante foto, film og tale materiel. Vi har mange virksomheter som ønsker å ta i bruk fellesløsningen Digitalarkivet til nettopp dette.

Vi jobber med ulike brukerhistorier og disse vil ha variende definisjoner ut i fra hva vi skal utvikle. For foto, film og tale er disse etablert i fase 1.

Definisjon:

Avtalepartner = en virksomhet som bruker fellesløsingen til å tilgjengeligjøre sine historiske data
Gjest = en sluttbruker på nettstedet
Pålogget bruker = er en bruker som har en rolle i en virksomhet

Avtalepartner: Selvbetjent opplasting og publisering

Avtalepartner: Mulighet for å tildele roller og oppgaver

Avtalepartner: Mulighet for kvalitetssjekk, kontroll og endring av metadata

Avtalepartner: Mulighet for å hente inn metadata fra andre systemer (Asta/Primus/Fotoweb andre)

Avtalepartner/Systemeier: Krav til obligatoriske metadata

Pålogget bruker Mulighet for å berike metadata

Gjest: Laste ned foto i ulike formater og oppløsninger

Gjest: Lagre favoritter og dele

januar

Nytt veikart på Digitalarkivet

Vi vil publisere et digital veikart i løpet av januar. Hensikten med veikartet er å kommunisere ytterligere om hvilke funksjoner og tjenester vi jobber med til enhver tid. Det vil inneholde informasjon om målgrupper, behov og detaljer om eventuelle brukerhistorier og produktkrav.

Konvertering fra PDF til andre formater

Vi har nå ferdigstillt ny funksjon som gjør det enklere for virksomheter med skannet materiale i PDF til å bruke Digitalarkivet. Løsningen konverterer PDF til de ulike formatene som kreves for å kunne tilgjengeliggjøre og vise opplastet materiale. Løsningen skal utvikles videre, og vi jobber videre med andre konveringer.

januar

Godt nytt år

Vi ønsker alle våre partnere og kunder et riktig godt nytt år.

Det ble en kanskje litt annerledes start på det nye året, med nye korana tiltak, og hendelser i samfunnsbildet, både i vårt land og i verden.

Etter skredkatastrofen i Gjerdrum er det helt sikkert at viktigheten med lett tilgjengelige arkiv er en viktig samfunnsoppgave. Derfor er vi nå er i gang med å digitalisere og lage en fellesløsning for nasjonens arkiv - historiske data.

desember

Arkivverket ønsker alle en riktig god jul

Se Arkivverkets film om året vi snart legger bak oss! Her forteller vi om de store historiske «pakkene» vi har digitalisert og gjort tilgjengelig: Det handler både om ukjente krigsdokumenter og en folketelling som har vært unntatt offentlighet i 100 år.

God jul

Vi har to hovedsatsinger:

Digitalarkivet Vi bygger Norges fellesløsning for bevaring og publisering av arkiv. Snart vil brukerne finne arkivinformasjon fra stat, kommune og privat sektor samlet på ett sted. Dette blir verdens første digitale, nasjonale fellesarkiv.

Innebygd arkivering Vi mister enorme mengder informasjon fordi staten ikke arkiverer nok. Vår visjon er at ingen offentlige ansatte skal bruke tid på arkivering i 2025, da skal det gå automatisk. Vi er godt i gang, men det er behov for både finansiering og ytterligere støtte til arbeidet.

Når vi samler arkiver og gjør dem tilgjengelig, styrker vi rettssikkerheten. Det samme oppnår vi med innebygd arkivering, da tetter vi de sorte, digitale hullene

desember

Temamøte i Samarbeidsrådet den 7. desember 2020

Spørsmålene om hvilke behov en mottaksprosess skal dekke, hvilke trinn en mottaksprosess består av og hvem som skal utføre trinnene i prosessen (Arkivverket eller andre arkivinstitusjoner) ble drøftet under møtet. Det kom mange gode innspill som tas inn i arbeidet og som vil bli presentert i neste møte 11. januar 2020.

Møte med Museumsforbundet og Digitalarkivet den 4. desember

Det jobbes mye med å kartlegge behov hos ulike interessenter. Arkivintsitusjoner, bibliotek og museer er noen av våre viktige samarbeidspartnere. Museumssektoren har behov for både sikker og trygg bevaring, og lagring av sine arkiv, i tillegg til formidling og publisering. Vi er i gang med ulike tiltak som vil sørge for at vi lager en fellesløsning som tar hensyn til de som skal legge inn og vise sin arkiv, til sluttbrukere av fellesløsningen. Gjennom et felles markedsføringsarbeid vil vi få innspill og kommunisert hvilke tjenester som vil være tilgjengelig i fellesløsningen. Noen tiltak som ble diskutert var:

felles webinarer i 2021
felles kommunikasjonskanal

desember 2020

Minimumsløsning for mottak er snart klar for systemtest

Det som utvikles, er de første stegene i vår mottaksprosess, opplasting og automatisert kontroll av arkivuttrekk. Prosessen vil videreutvikles når minimumsløsningen er satt i produksjon. Før dette vil vi avstemme behovene i sektoren og dette står på agendaen for neste møte i Samarbeidsrådet. Innspillene fra dette møte vil også være nyttig for det videre arbeidet når vi skal utvikle delegert mottak.

Møte i det nyetablerte Styringsrådet den 3. desember

Styringsrådet skal gi innspill til retningsvalg, involvering, prioriteringer, målformuleringer og dilemmaer. Medlemmene representerer statlig, kommunal og privat sektor sine behov.

På agendaen for det første møte var:

Informere styringsrådet overordnet om status i arbeidet
Å gi styringsrådet anledning til å gi gode råd for det videre arbeidet
Å få tilslutning fra styringsrådet til overordnede veivalg

november 2020

Møte i Samarbeidsrådet den 23. november

Tema for møte var sikker bevaring med følgende agenda:

Orientering om minimumsløsning (MVP) bevaring og innholdsfortegnelse
Inkrementell lagring? – hvordan vi har tenkt 
Litt informasjon om den tekniske infrastrukturen
Hvilke behov har dere som brukere av en slik tjeneste?

Konvertering fra PDF til ulike jpg format

Vi er godt i gang med utviklingen, 4 oppgaver er under testing og planlagt produkssetting er om 1 uke. Oppgaven er relatert til veikartet og er en mvp for videre utvikling av formater.

november 2020

Møte i Samarbeidsrådet den 17. november

Tema for møte var tre oppgaver relatert til veikartet, spesielt tilknyttet tilgjengeliggjøring og visning som medlemmene kan delta i fremover.

Enklere brukergrensesnitt

Vi jobber mye med innsiktsarbeid akkurat nå. Deler av arbeidet består i dypdeintervjuer på ulike målgrupper/sluttbrukere av Digitalarkivet, andre aktiviteter er å skissere kundereiser og lage personas. Hensikten med arbeidet er å konkritisere ulike delmål og plassere målgrupper slik at brukeropplevelsene vi nå skal utvikle, er basert på brukerbehov.

Digitalarkivet ønsker at medlemmene skal være med i denne prosessen, slik at vi sammen får et felles målbilde samtidig som vi kvalitetsikrer det arbeidet vi gjør. Det var flere medlemmer som ville delta.

Behov og brukerhistorier til ny funksjonalitet til foto, film og tale visning og registrering

Vi jobber med å kvalitetsikre 62 krav til ovennevnte for overlevering til utviklere, og ønsker at medlemmene er med å prosessen med dette. Hensikten er å sikre at alle brukerhensyn er ivaretatt. Institusjonene som medlemmene representerer er og vil bli brukere av fellesløsningen så det er viktig at medlemmene engasjerer seg i utviklingen.

Det var flere av medlemmene som ønsket å delta.

Innsiktsarbeid på formater

Vi jobber med en større kartlegging på hvilke formater som finnes i markedet, samtidig med at vi tester dette i takt med utviklingen av ny infrastruktuer. Formater kan være alt fra digitalte skapte data til det som blir skannet. Vi jobber med små leveranser som testes og piloteres. Hensikten med innsiktsarbeidet er å sikre at vi tar høyde for det som er fremtidens formater, og for å sikre at vi kan laste opp og vise dagens formater.

Før vi går videre med denne oppgaven skal den spesifiseres ytterligere slik at medlemmene får en konkret oppgave de kan levere på.

I neste uke vil lignende møte bli gjennomført med oppgaver spesielt knyttet til mottak og langtidsbevaring.

Lansert ytterligere funksjonalitet relatert til tilgangsstyring

Vi har nå gjort det enda enklere for de som har transkribert data som krever tilgangsstyring. De kan nå sette sperringer på lik linje med skanna arkiv.

Hva skal Digitalarkivet bli?

Digitalarkivet skal bli en brukervennlig fellesløsning for nasjonens historiske arkiv. Vi er i gang med å utvikle en felles teknisk infrastruktur der bruk av felleskomponenter og en arkitektur som spiller på lag med offentlig sektor er vesentlig. Et nært samarbeid med forvaltingen, og spesielt KS skal sikre at vi lager en løsning for felleskapet, med brukerne i fokus.

Digitalarkivet skal ta i mot og bevare data for evigheten, og gi tilgang og presentere data for sluttbrukere.

#Målgrupper

Interkommunale selskap
Kommuner
Arkivinstitusjoner
Museer
Biblioteker
Utvalge arkiv i privat næringsliv som er av nasjonal verdi

Plattformen vil inneholde flere tjenester, og veien blir til gjennom små leveranser, mye brukertesting og bruk av ny teknologi. For at du skal kunne følge med, på et overordnet og på et detaljert nivå kommer det snart et veikart du kan navigere deg i.

Som innholdsleverandør og kunde, skal du lett overlevere dine arkiv for lagring til evigheten, gjøre de tilgjengelige, både gjennom innsyn og fritt til allmennheten. Du får en egen konto for innlogging til alle de tjenestene du har behov for å bruke.

#Hvorfor er dette en unik mulighet?

vi vil drifte og forvalte den tekniske plattformen, du kan fritt bruke den
du får lett tilgang til statistikk og analyse, mer innsikt i brukertall
flere brukere mye raskere, en felles markedsføringskanal
vi lærer jussen sammen, personvern og sikkerhet
tilgang til data gjennom bruk av API, deling av data på tvers av offentlig og private sektor

#Veikart som metodikk for utviklingsløpet

Snart har du mulighet til å komme tettere på hva vi skal utvikle gjennom gjennom et detaljert veikart som forteller om nye tjenester/funksjonalitet som vi skal teste, pilotere og produksjonssette. Vi er i gang med å skissere en brukervennlig måte å fortelle dette på, merk at dette er en skisse og den er ikke ferdig, verken tekst eller design:

Aktiviteter vi har gjennomført med interessenter:

#Etablert flere møteplasser

For å sikre at brukerbehov og prioriteringer er forankret og at eierskap til fellesløsningen blir ivaretatt er følgende møteplasser blir etablert:

Samarbeidsrådet Medlemmer Mandat

Vi har gjennomført 3 møter fra og med 3. april i 2020. I tillegg til at vi skal ha 4 faste møter i året, ønsker vi et tettere samarbeid i mindre grupper. Derfor har vi nå et forslag til ulike temaer som er relatert til veikartet, som vi ønsker egne arbeidsgrupper på. Vi skal gjennomføre 4 møter før jul knyttet til arbeidsgruppene.

Mottak og bevaring skal ha tre temamøter frem til neste fellesmøte i Samarbeidsrådet: 23. november – Sikker bevaring 7. desember – Delegert mottak 11. januar – Delegert dataforvaltning

Tilgjengeliggjøring og publisering: 17. november - felles gjennomgang av 3 ulike tema

Etablering av et Styringsråd ble nylig bestemt. Første møte skjer 3. desember 2020.
Faste ukentlige møter med KS hvor blant annet Digitalarkivet er tema med jevnlig mellomrom. KS er kommunesektorens organisasjon og utviklingspartner, og alle kommuner og fylkeskommuner er medlem i KS. KS er landets største offentlige arbeidsgiverorganisasjon og forhandlingspart i lønnsoppgjørene. KS er vår viktigste samarbeidspartner, og vi lager arenaer som muliggjør samstyring mellom Arkivverket og kommunal sektor. Samarbeidet mellom Arkivverket og KS får stor betydning for utviklingen av fellesløsningen. Både hvordan vi jobber med gevinster og hvilke ressurser som blir satt sammen. Vi skal sammen utforme et felles målbilde, som inkluderer brukerne av løsningene samt infrastruktur, funksjonalitet, brukeropplevelse og felles kommunikasjonsbudskap. KS vil bidra inn i arbeidet med egne ressurser i tillegg til å hente ressurser fra kommuner og fylkeskommuner. Kommuner og fylkeskommuner vil ha sentrale roller i pilotering og testing, både direkte og via sine interkommunale arkivsamarbeid.
Tilstedeværelse i relevante fora som arrangeres av ulike interessenter
Etablering av ulike kommunikasjonskanaler for å informere interessenter

Aktiviteter vi har gjennomført i utviklingsarbeidet i det siste:

#Ferdigstilt utvikling av selvbetjent tilgangsstyring

Detaljert beskrivelse om tjenesten:

Sperre tilgang til filer i media-løsningen
Skanna dokumenter
Lyd- og video-filer
Sperre innholdsfortegnelsen til en skanna kilde (sperres uavhengig av sperre på filer)
Sperre transkriberinger i Digitalarkivets hovedside

Forskjellig type sperring: Vi kan sperre på tid (åpnes automatisk på x antall år) Alle ressursene i en kilde kan åpnes samtidig (f.eks åpnes tilgang for Folketellingen 1920 automatisk opp 1 desember 2020). Her kan vi angi en dato, eller regne ut når kilden skal åpnes basert på kildens sluttår.

Enkeltressurser kan åpnes fortløpende, avhengig av dato (f.eks åpnes kirkebøkene (skannet eller tranksribert) fortløpende. Hvis en dåpshendelse var 3 november 1920, vil den automatisk åpnes 4 november 2020). Dette regnes ut basert på datoinformasjon i transkriberingen eller indekseringen) Vi kan sperre på ubegrenset tid. Her kan vi også sette sperrenivå. Nivå 1 er “standard” sperring, nivå 2 gir en strengere type sperring som gjør at vi kan forhindre tilgang for de som normalt har tilagang til kilder som er sperret med nivå 1 eller sperret på tid.

Tilganger Tilganger kan gis til alle som har en bruker i Digitalarkivet. Avtalepartnere kan på samme måte som Arkivverket styre tilgangen for egne kilder. Dette gjøres via tilgangsgrupper. En tilgangsgruppe kan defineres på følgende vis: Gi tilgang til spesifikke kilder Gi tilgang til alle kilder som er knyttet til et spesifikt serienivå eller arkiv Gi tilgang til alle kilder som tilhører et oppbevaringssted. Krever at man har aktivert tofaktor-autentisering.

Andre innstillinger på tilgangsgrupper: Om tilgangsgruppen gir tilgang til filer eller transkriberinger eller begge deler, (f.eks kan frivillige ved transkriberinga av Folketellinge 1920 få tilgang til den skanna utgaven, men ikke den transkriberte utgaven etterhvert som det legges ut).

Om tilgangsgruppen krever tofaktor-autentisering. Dette kan f.eks brukes på tilgang til spesielt sensitivt materiale. Om tilgangsgruppen skal gi tilgang til materiale som er sperret på nivå 2.

Gjenbruk av funksjonalitet Funksjonaliteten er kodet slik at den gjenbruker mekanismer:

Å sjekke om brukeren har tilgang gjenbrukes uavhengig av om det er en fil eller en transkribering, selv om informasjonen om sperring ikke ligger på samme sted. Funksjonaliteten for å sette sperrer gjenbrukes, selv om sperrene settes forskjellige steder, og med forskjellige kriterier.

Tilgangsgruppene er laget slik at de kan utvides til å gi tilgang til andre ressurser. Innloggingsløsningen kan benyttes på ulike tjenester, og brukes allerede for innlogging til vårt forum, statistikkverktøyet grafana, og vurderes for å brukes til innlogging i nytt supportsystem for brukere. Kan utvides til alle løsninger som kan benytte oAuth.

#Ferdigstilt modul for masseredigering av metadata

#Forbedret varslingsrutiner og i prosess med å tegne brukerreiser

#Ferdigstilt enkel digital sladding av personnummer

#Forenklet og utviklet automatisering for testing av nye grensesnitt

#Foretatt risikovurdering i mottak mvp

#Brukt som case i arbeidet med rammeverk for sikkerhet og risikostyring

#I gang med å etablere grunnmur for det nye Digitalarkivet

#Laget en maskinlæringsmodell for digitale arkiv som er satt i produksjon