Samarbeid på tvers med brukere og interessenter

Gjennom deling, samarbeid og felles forståelse skal vi utvikle det nye Digitalarkivet for arkivdata. Løsningen skal være et tilbud til alle som vil bruke den, fra mottak til publisering.

Organisering av arbeidet med Digitalarkivet

Arkivverket fikk midler til satsingen i desember 2019. Midlene skal brukes til å lage en ny teknisk løsning for mottak og langtidsbevaring av arkivdata som skal utvikles i sammenheng med funksjonalitet i tilgjengeliggjøring og publisering. Løsningen skal være åpen til bruk fra mottak til publisering, eller bare deler av løsningen.

I over 20 år har Digitalarkivet vært Arkivverkets kanal for publisering av arkivmateriale. Høsten 2019 ble løsningen åpnet for at statlige, kommunale og private institusjoner som oppbevarer arkiv, selv kan tilgjengeliggjøre og publisere sine digitale arkiv. Digitalarkivet har nå ca. 30 avtalepartnere som er i gang med å publisere eget arkivmateriale.

I januar 2020, ble arbeidet med å utvikle en ny fellesløsning satt i gang. Vi jobber tverrfaglig, både i Arkivverket og eksternt. Målet er at vi sakte men sikkert bygger en fellesløsning med små og raske leveranser. Som testes underveis. Noen vil forkastes, mens andre tas med videre. Det betyr av vi i mindre grad jobber med "fossefall" og scrum metodikk. Gjennom innsikt og testing underveis, godkjenningsrutiner og sist men ikke minst skape en teamkultur der fordeling av ansvar og oppgaver er tydelige.

Fellesløsningen har mange interessenter, hvor gevinstrealisering skjer på ulike arenaer. Vi skal derfor involvere og samarbeide tett med interessentene.

Vi er nå i oppstartsfasen, og det vil fremover bli mer involvering og dialog med de ulike interessentene.

Kommunikasjon og dialog med KS

KS er kommunesektorens organisasjon og utviklingspartner, og alle kommuner og fylkeskommuner er medlem i KS. KS er landets største offentlige arbeidsgiverorganisasjon og forhandlingspart i lønnsoppgjørene. KS er vår viktigste samarbeidspartner, og vi lager arenaer som muliggjør samstyring mellom Arkivverket og kommunal sektor. Samarbeidet mellom Arkivverket og KS får stor betydning for utviklingen av fellesløsningen. Både hvordan vi jobber med gevinster og hvilke ressurser som blir satt sammen. Vi skal sammen utforme et felles målbilde, som inkluderer brukerne av løsningene samt infrastruktur, funksjonalitet, brukeropplevelse og felles kommunikasjonsbudskap. KS vil bidra inn i arbeidet med egne ressurser i tillegg til å hente ressurser fra kommuner og fylkeskommuner. Kommuner og fylkeskommuner vil ha sentrale roller i pilotering og testing, både direkte og via sine interkommunale arkivsamarbeid.

Kommunikasjonskanaler

Vi jobber agilt med kommunikasjon. Det betyr at vi er i gang med å finne riktige kanaler til rette interessenter og hvilke budskap som hører til hvor. Per i dag har vi opprettet flere grupper på Teams, som vi vil bruke til deling av filer og som et diskusjonsfora. Vi oppdaterer listen over de mest stilte spørsmål og svar, og vi er i gang med involvering av eksterne på ulike oppgaver. Blant annet brukerhistorier og behov til utvikling av funksjonalitet, juridiske spørsmål til rettighetsinformasjon og GDPR, teknisk infrastruktur/arkitektur og involvering på realisering av gevinster.

Vi vil også få på plass et interaktivt veikart, som forteller om funksjonalitet og gevinster. Veikartene vil bli delt i ulike kanaler.