Ofte stilte spørsmål

Her finner du svar på ofte stilte spørsmål om Digitalarkivet som nasjonal publiseringsplattform.

Hvorfor skal min virksomhet velge å bruke Digitalarkivet som publiseringsplattform?

Digitalarkivet er en plattform som er skreddersydd for tilgjengeliggjøring av digitalisert arkivmateriale. Dermed slipper din virksomhet å etablere og drifte en egen publiseringsplattform.

Når digitalisert arkivmateriale samles i en allerede godt etablert tjeneste som Digitalarkivet, vil flere brukere bli oppmerksomme på din virksomhet og hva slags arkiver dere oppbevarer. Dermed når dere ut til en større del av befolkningen enn dere ellers ville gjort, og dere vil kunne oppleve at de fleste av brukerne klarer å betjene seg selv med hensyn til det digitaliserte arkivmaterialet. Dere vil også kunne oppleve økt etterspørsel fra publikum etter mer digitalisert arkivmateriale, samt flere publikumshenvendelser med spørsmål om hvordan man finner fram i arkivsakene og hvordan innholdet skal forstås, fordi dere får flere brukere uten erfaring eller kompetanse.

Deler av saksbehandlingen kan forenkles ved at saksbehandlerne deres kan benytte arkivmaterialet digitalt, også digitalisert arkivmateriale som ikke kan være fritt tilgjengelig på Internett, men som må tilgangsstyres.

Hvilke praktiske forutsetninger må vi ta hensyn til?

Vi anbefaler at arkivmateriale som skal laste opp til og publiseres i Digitalarkivet er beskrevet i Asta, og at arkivkatalogene er publisert i Arkivportalen. Dette er ikke tvingende nødvendig, men det kompliserer metadataarbeidet.

De originale digitale filene må være i et av formatene TIFF, JPEG2000 eller JPEG, og filene må være singlepage, dvs. at de kun inneholder ett bilde hver. Vi stiller ikke krav til filnavnstruktur, utover at filene må være navngitt på en slik måte at de sorteres i riktig rekkefølge ved bruk av alfanumerusk sortering. Filnavnene trenger ikke være mer kompliserte enn f.eks. 0001.tif, 0002.tif, osv.

Når det gjelder anbefalinger knyttet til skanning for øvrig, viser vi til Arkivverkets presentasjon av egen skanningsvirksomhet.

Når kan min virksomhet registrere seg for å ta i bruk Digitalarkivet som publiseringsplattform, og når får min virksomhet de nødvendige tilgangene?

Din virksomhet kan når som helst registrere seg via vårt registreringsskjema. Utfyllende informasjon finner dere på siden Ta i bruk Digitalarkivet som publiseringsplattform.

Min virksomhet har flere avdelinger på ulike geografiske steder, som hver for seg oppbevarer arkivmateriale. Skal hver avdeling registrere seg separat?

Vi oppfordrer til og anbefaler én felles registrering. Dette gjør det enklere å organisere arbeid på tvers av avdelingene. Dersom avdelingene er registrert som separate arkivinstitusjoner i Arkivportalen, kan det likevel være grunn til å vurdere å registrere avdelingene separat.

Kan jeg som privatperson registrere meg for å ta i bruk Digitalarkivet som publiseringsplattform?

Nei, det er kun arkiver, museer, biblioteker og andre virksomheter som oppbevarer arkivmateriale, som kan ta i bruk Digitalarkivet som publiseringsplattform. Du kan imidlertid kontakte en virksomhet som benytter Digitalarkivet som publiseringsplattform, for å undersøke om den er interessert i å knytte til seg frivillige medarbeidere til digitalisering og opplasting.

Kan vi slette våre originale digitale filer etter at de er lastet opp til og publisert i Digitalarkivet?

Nei, vi vil råde dere til å lagre de originale digitale filene selv. Når filene blir lastet opp til Digitalarkivet, produserer Digitalarkivet komprimerte kopier tilpasset visning på Internett, som vil være av lavere kvalitet enn de originale filene. Digitalarkivet lagrer kun disse komprimerte kopiene, så hvis de originale digitale filene blir slettet, er de tapt for alltid.

Vil Digitalarkivet tilby lagring av originale filer (lagringsfiler)?

Jf. forrige spørsmål lagrer Digitalarkivet kun komprimerte kopier som visningsfiler. Langtidslagring av orginale filer tilbys så langt ikke. Arkivverket ser på langtidslagring i et konseptfaseprosjekt, og Arkivverket ser ikke bort fra at et tilbud om langtidslagring av originale filer kan bli en del av Digitalarkivet som nasjonal publiseringsplattform i fremtiden.

Hvordan kan min virksomhet profilere seg i Digitalarkivet?

Les våre veiledninger om profilering på aktørsiden og profilering av publisert arkivmateriale. For øvrig jobber vi med å tydeliggjøre hvem som forvalter arkivmateriale som er publisert på Digitalarkivet. Dette blir viktig når vi skal fornye brukergrensesnittet. I utviklingskøen står også tilgjengeliggjøring av innholdet i Digitalarkivet som APIer.

Hva slags arkivmateriale kan gjøres tilgjengelig i Digitalarkivet?

Digitalarkivet inneholder i dag - med noen få unntak - arkivmateriale fra eldre, avsluttede arkiver, vist som digitale bilder (produsert ved skanning eller digitalfotografering) og søkbare data. Vi arbeider også med visninger for digitalisert lyd og film.

Hva er relasjonen mellom Digitalarkivet og Arkivportalen?

Arkivportalen er en tjeneste levert av Stiftelsen Asta for publisering av arkivkataloger som er registrert med programvaren Asta.

Mens Arkivportalen først og fremst er til for å publisere digitale arkivkataloger, er Digitalarkivet stedet for å publisere selve arkivmaterialet digitalt. De to tjenestene er relatert til hverandre ved at Digitalarkivet importerer kataloginformasjon fra Arkivportalen, bruker kataloginformasjonen som en del av sine søk og visninger, og lenker fra den digitale versjonen av arkivmaterialet til kataloginformasjonen i Arkivportalen, mens Arkivportalen på sin side er i ferd med å utvikle funksjonalitet for lenking fra kataloginformasjonen til den digitale versjonen i Digitalarkivet.

Har vi tilgang på statistikk som viser hvor mye arkivmateriale vi har publisert, og som viser hvor mye det blir brukt?

Programvaren Arkivdigitalisering har et statistikkverktøy som viser hvor mange filer som er lastet opp, og hvor det er mulig å filtrere etter kronologi, skanningsutstyr og grupper av arkivmateriale. Vi kan foreløpig ikke tilby selvbetjente statistikkfunksjoner som viser hvor mange filer som er publisert, eller hvor mange ganger filene er vist i Digitalarkivet (bruksfrekvens). Arkivverket kan likevel på månedlig basis hente ut statistikk over antall bildevisninger i Digitalarkivet, og denne statistikken kan vi bryte ned på virksomhets- og arkivstykkenivå. Etter hvert skal Arkivverket utvikle en applikasjon som gjør at virksomhetene kan hente ut denne statistikken selv.

Kan vi benytte frivillige?

Den enkelte virksomhet kan velge å benytte seg av frivillige til å utføre skanning, opplasting og metadataregistrering. Den enkelte frivillige må ha en brukerkonto i Digitalarkivet, slik at vedkommende kan bli tildelt rollen som operatør hos virksomheten. Det er også mulig for en frivillig å være operatør hos flere virksomheter. Virksomhetens koordinator kan da tildele den frivillige skannings- og opplastingsoppgaver i Arkivdigitalisering, samt metadataregistreringsoppgaver i Metadataredigering.

Vi vil ikke anbefale å benytte frivillige operatører til indeksering, fordi den nåværende indekseringsapplikasjonen ikke gir muligheter for å avgrense tilgangene på samme måte som i Arkivdigitalisering og Metadataredigering.

Vil vi få tilgang til funksjonalitet for tilgangsstyring?

Ja, på sikt. Digitalarkivet har funksjonalitet for tilgangsstyring ned på filnivå. Dette innebærer at enkeltfiler, grupper av filer eller alle filer knyttet til en arkivenhet kan sperres, slik at de ikke er fritt tilgjengelige. Filene kan likevel gjøres tilgjengelige for brukere med rettigheter, f.eks. virksomhetens egne saksbehandlere. Det er også mulig å registrere en dato for når filene automatisk skal bli fritt tilgjengelige.

Pr. 17. september 2019 er funksjonalitet for tilgangsstyring imidlertid kun tilgjengelig for Arkivverket. Funksjonaliteten må videreutvikles og forbedres noe, før den kan stilles til rådighet for viksomheter som benytter Digitalarkivet som publiseringsplattform.

Kan vanlige brukere berike med informasjon?

Nei, det er ikke mulig å berike det digitaliserte arkivmaterialet med informasjon i Digitalarkivets visninger. På sikt ser vi for oss å opprette kommentarfelt i Digitalarkivets visninger, som vil åpne for at hvem som helst kan legge til informasjon, men en slik funksjon er ikke prioritert.

Vil funksjon for transkribering være tilgjengelig?

Nei, en slik funksjon vil ikke være tilgjengelig på kort sikt. Arkivverket ønsker seg funksjonalitet for online transkribering i visningene, men det er for tidlig å si når dette kan bli aktuelt å prioritere.

Vi får ikke Uploader til å fungere. Hva kan vi gjøre?

Det kan være lokale sikkerhetsinnstillinger som hindrer Uploader i å kjøre. Sjekk sikkerhetsinnstillingene på egne datamaskiner, eller kontakt egen IT-avdeling, før dere eventuelt kontakter Arkivverket.

Vi har gjort en feil som vi ønsker å reversere. Hvordan gårvi fram?

I Arkivdigitalisering er det en rekke handlinger som ikke er reversible. Når et oppdrag eller en jobb er opprettet, kan dere ikke gjøre endringer, bortsett fra at dere kan legge til nye jobber. Når en opplasting av filer til en enhet er endelig fullført, kan dere ikke legge nye filer til enheten, slette filer eller endre filer. Skulle det oppstå problemer med noe av dette, må dere kontakte Arkivverket, så vil vi vurdere behovet for å gå inn i databasene og gjøre endringer.

Under oppretting av et oppdrag eller en jobb, og under opplasting og kvalitetssikring av filer, er det visse muligheter for å rette feil. Dette er beskrevet i veiledningene.

I Metadataredigering skal i prinsippet alle inntastede metadata kunne endres. Dette er også beskrevet i veiledningene.

Vi har rettet kataloginformasjonen i Asta og Arkivportalen, men den gamle kataloginformasjonen vises ennå i Digitalarkivet. Hvordan får vi synkronisert Digitalarkivet med Arkivportalen?

Kataloginformasjonen importeres fra Arkivportalen til Digitalarkivet i forbindelse med at dere oppretter oppdrag og jobber i Arkivdigitalisering. Etter at kataloginformasjonen er importert til Digitalarkivet, er det bare en admin i Arkivverket som kan endre den. Derfor er det fornuftig - så langt det er mulig - å kvalitetssikre kataloginformasjonen i Asta og Arkivportalen før der oppretter oppdrag og jobber. Hvis behovet for å synkronisere Digitalarkivet med endringer i Asta og Arkivportalen likevel oppstår, må dere kontakte Digitalarkivet.

Så lenge Asta ID ikke er endret, vil lenkingen mellom Digitalarkivet og Arkivportalen fungerer, selv om selve kataloginformasjonen ikke er synkronisert mellom de to nettstedene.

Hvilket ansvar har vår virksomhet med hensyn til personvern?

Virksomhetene som skal publisere i Digitalarkivet, må forholde seg til punkt 6 i Tjenesteavtalen og punkt 9 i Tjenestekatalogen. Virksomhetene er også ansvarlige for å sette seg inn i og forstå veiledningene for publisering i Digitalarkivet, særlig veiledningen for tilgangsstyring og publisering.

Vi er en privat virksomhet som ikke omfattes av Offentleglova og Offentlegforskrifta. Må vi likevel forholde oss til disse med hensyn til hva vi kan publisere fritt tilgjengelig?

Ja, alle virksomheter som skal publisere i Digitalarkivet, må forholde seg til bestemmelsene i Offentleglova og Offentlegforskrifta, slik det er beskrevet i punkt 6 i Tjenesteavtalen. Arkivverket har et overordnet ansvar for hva som blir publisert, og Arkivverket må forholde seg til Offentleglova og Offentlegforskrifta. En lik praksis for alle parter gir også forutsigbarhet for brukerne.

Jeg må registrere med som bruker i Digitalarkivet for å benytter Arkivdigitalisering og Metadataredigering. Hva slags informasjon lagrer Arkivverket om meg?

Arkivverkets personvernerklæring forklarer hva slags informasjon vi lagrer.

Hva er planene for Digitalarkivet fremover?

Vi planlegger å videreutvikle Digitalarkivet til å kunne tilgjengeliggjøre arkivmateriale i alle formater. Både lyd, film, foto og digitalt skapt arkivmateriale skal kunne tilgjengeliggjøres. Bl.a. som følge av dette vil brukergrensesnittet måtte endres noe, og vi må videreutvikle funksjonalitet for tilgangsstyring. Vi ønsker å involvere virksomhetene som benytter Digitalarkivet som publiseringsplattform, jf. punkt 7 i Tjenestekatalogen om brukerråd, men Arkivverket vil treffe de endelige beslutningene, jf. punkt 2 i Tjenesteavtalen.

Er finansieringen fremover avklart?

Digitalarkivet er et svært viktig satsningsområde for Arkivverket og ressurser til forvaltning og utvikling av løsningen vil bli prioritert i årene fremover. Vi jobber i tillegg aktivt mot politisk ledelse og ulike offentlige finansieringsordninger for å ytterligere kunne styrke denne satsningen. I tråd med prinsippene for fellesløsninger i offentlig sektor kan en eventuell brukerfinansiering basert på selvkost realiseres. Vårt fremste mål er likevel at alle som ønsker det skal ha anledning til å ta i bruk og få glede av Digitalarkivet som fellesløsning. Eventuelle vederlag på et senere tidspunkt skal ikke være på et nivå som blir til hinder for dette målet. Pr. 17. september 2019 er bruk av Digitalarkivet som publiseringsplattform vederlagsfri. Se også punkt 8 i Tjenestekatalogen.