Veiledning: Tilgangsstyring, publisering og avpublisering

Tilgangsstyring, publisering og avpublisering er funksjonalitet som ligger i Metadataredigering, men er her skilt ut i en egen veiledning, fordi funksjonaliteten er forbeholdt rollen koordinator.

Tilgangsstyring, publisering og avpublisering er funksjonalitet som ligger i Metadataredigering. Dette er funksjonalitet som er forbeholdt rollen koordinator.

Tilgangsstyring

I Digitalarkivet er det mulig å tilgangsstyre bildefiler, slik at de ikke er fritt tilgjengelige for allmennheten, og slik at man må være innlogget bruker med spesifikke rettigheter for å kunne se bildefilene. Etter gjeldende Tjenesteavtale og Tjenestekatalog (pr. 17. september 2019) åpnes det imidlertid bare for å publisere arkivmateriale som er eldre enn 100 år, hvilket betyr at tilgangsstyring bare er aktuelt i helt spesielle tilfeller. Tilgangsstyringsfunksjonaliteten i nåværende versjon av Metadataredigering er derfor svært begrenset.

Når bildefiler lastes opp til Digitalarkivet, blir det automatisk lagt inn en restriksjon (sperre) på bildefilene. Dette betyr at bildefilene, dersom arkivenheten de tilhører skulle bli publisert, bare vil være tilgjengelige for innloggede brukere med spesifikke rettigheter. Alle andre vil få se ei feilmelding om at bildet ikke ble funnet.

Arkivenheter som inneholder én eller flere bildefiler med restriksjoner, er i Metadataredigering markert med rød trekant med utropstegn inni, samt teksten Restriksjoner. Når man er inne i metadataredigeringsvinduet for slike arkivenheter, vil det nederst på siden være en knapp avgrenset av ei rød linje og med teksten Fjern sperringer i rød farge. Når man fører musepekeren over knappen, blir hele knappen rød, mens teksten blir hvit.

Ved å klikke på knappen, fjerner man restriksjonene på samtlige bildefiler som tilhører arkivenheten. Den røde trekanten vil forsvinne, og i stedet vil teksten Ingen restriksjoner vises.

I Metadataredigering er Fjern sperringer foreløpig en irreversibel handling. Dersom man (mot formodning) skulle ønske å ha restriksjoner på én eller flere bildefiler hvor restriksjonene er fjernet, må Arkivverket kontaktes. Inntil restriksjonene er på plass, anbefaler vi å avpublisere arkivenheten, dersom den allerede er publisert.

Publisering og avpublisering

Arkivenheter som er upubliserte, er i Metadataredigering merket med teksten Upublisert. Når man er inne i metadataredigeringsvinduet for slike arkivenheter, vil det nederst på siden være en mørk blå knapp med teksten Publiser. Når man klikker på denne knappen, publiseres arkivenheten. Da vil den i stedet bli merket med teksten Publisert og publiseringsknappen blir erstattet med en rød knapp med teksten Avpubliser. Når man klikker på denne knappen, avpubliseres arkivenheten.

En avpublisert arkivenhet kan når som helst publiseres på nytt.

I forbindelse med publisering og avpublisering må man være oppmerksom på at Digitalarkivets søketabeller kun oppdateres én gang i døgnet med start kl. 02.

  • En arkivenhet som publiseres, er derfor først tilgjengelig påfølgende morgen.
  • Ved en eventuell avpublisering vil bildefilene umiddelbart bli utilgjengelige, men arkivenheten vil likevel være med i Digitalarkivets søk inntil søketabellene er oppdaterte.
  • Dersom en arkivenhet avpubliseres og republiseres samme dag, vil bildefilene bli tilgjengelige umiddelbart etter republisering, da arkivenheten ikke har forsvunnet fra søketabellene.
  • Dersom en avpublisert arkivenhet republiseres på et senere tidspunkt, vil den være tilgjengelig først påfølgende morgen.

Husk å fjerne restriksjoner (sperringer) før publisering, dersom det ikke er grunn til å ha restriksjoner på bildefilene. Brukere uten rettigheter vil ellers få feilmeldinger ved forsøk på å se bildefilene, jf. ovenfor.