Tjenestekatalog

Tjenestekatalogen er et tillegg til tjenesteavtalen. Tjenestekatalogen oppdateres kontinuerlig, etter hvert som ny funksjonalitet blir tilgjengelig.

Tjenestekatalog

Sist oppdatert 4. juni 2020 av Kristian Hunskaar.

Endret siden 11. oktober 2019:

  • Oppdatert beskrivelsene av programvare og funksjonalitet som Tjenesten stiller til rådighet, nærmere bestemt punkt 2.1 (Arkivdigitalisering), punkt 2.2 (Metadataredigering) og punkt 2.3 (Tabellvisning).
  • Oppdatert punkt 3 om nye rettigheter knyttet til roller.
  • Fjernet punkt 7 om brukerråd og punkt 8 om vederlag. Omtale av brukerråd og vederlag er flyttet til Tjenesteavtalen.
  • Fjernet punkt 9 (den såkalte ”100-årsregelen”).
  • Fjerningen av punkt 7, 8 og 9 har medført små redaksjonelle endringer i punkt 1.

1. Om Tjenestekatalogen

Tjenestekatalogen utfyller og konkretiserer Tjenesteavtalen for Digitalarkivet («Tjenesten»).

Tjenestekatalogen oppdateres kontinuerlig. Den til enhver tid sist oppdaterte versjonen, publisert på digitalarkivet.no, er den gjeldende versjonen. Tjenestekatalogen skal være merket med dato for siste oppdatering, og den skal inkludere ei liste over hvilke avsnitt som er endret siden forrige versjon. Arkivverket journalfører alle versjoner av Tjenestekatalogen.

Ved hver oppdatering av Tjenestekatalogen skal Arkivverket varsle én eller flere kontaktperson(er) hos hver Avtalepartner via e-post. Hver Avtalepartner oppnevner sin(e) kontaktperson(er). Oppdateringer av utelukkende redaksjonell art varsles ikke.

Tjenestekatalogen beskriver hvilke programvarer og hvilken funksjonalitet som til enhver tid stilles til rådighet i Tjenesten, eventuelt også funksjonalitet som ennå ikke er stilt til rådighet. Tjenestekatalogen beskriver videre roller som Avtalepartnernes brukere av Tjenesten kan ha, hvilke rettigheter som er knyttet til disse rollene, rammer og begrensninger med hensyn til filformater o.a., forventningene som kan stilles til oppetid og responstid, og nivået på veiledning og support.

2. Programvarer og funksjonalitet som Tjenesten stiller til rådighet

2.1 Arkivdigitalisering

Arkivdigitalisering er en programvare for registrering av arkivmateriale som planlegges publisert i Digitalarkivet, og for opplasting av filer til Digitalarkivets fillager. Tjenesten kan også benyttes til styring av digitaliseringsarbeidet, herunder bidrag fra frivillige, samt til uthenting av enkel statistikk over antall opplastede bildefiler.

Funksjonalitet:

  • Registrering av arkivenheter som skal digitaliseres, gruppert i oppdrag og jobber, med eller uten kobling til Arkivportalen. Det er mulig å legge til nye jobber i et eksisterende oppdrag og å flytte jobber mellom eksisterende oppdrag. Det er støtte for digitalisering på forskjellige fysiske lokasjoner, også hos eksterne samarbeidspartnere.
  • Innmelding av nye brukere, eventuelt med funksjonsbegrensede og/eller tidsbegrensede tilganger.
  • Tildeling av oppdrag og jobber til valgte operatører.
  • Fordeling av arkivenhetene i hver jobb mellom de aktuelle operatørene.
  • Opplasting av bildefiler til hver arkivenhet.
  • Kvalitetssikring av bildefilene med mulighet til å slette, erstatte og legge til bildefiler, samt å endre rekkefølgen på bildefilene.
  • Prosessering og ferdigstilling av bildefilene.
  • Arbeidsflyt som viser hvilke arkivenheter som er planlagt digitalisert, hvilke som er under digitalisering/opplasting, hvilke som er til kvalitetssikring, hvilke som er til ferdigstilling og hvilke som er ferdig digitaliserte.
  • Søk i oppdrag, jobber og arkivenheter.
  • Statistikk over antall ferdigstilte bildefiler i en valgt tidsperiode, gruppert på opptaksverktøy (skannere, digitalkameraer), oppdrag og jobber.

2.2 Metadataredigering

Metadataredigering er en programvare for registrering og redigering av metadata knyttet til arkivmaterialet som er registrert med Arkivdigitalisering, samt til klausulering, avklausulering, publisering og avpublisering av filer tilknyttet det samme arkivmaterialet.

Funksjonalitet:

  • Gruppering av arkivenheter i arbeidslister.
  • Tildeling av arbeidslister til valgte operatører.
  • Oppdatering av status for en arkivenhet (kilde) i ei arbeidsliste.
  • Registrering og redigering av metadatafeltene kategori, geografisk tilhørighet (kommune) pr. 1947, startår, startmåned, startdato, sluttår, sluttmåned, sluttdato, tittel, tittel nynorsk, tittel engelsk, emneord, beskrivelse og merknad.
  • Masseoppdatering av metadatafeltene kategori, geografisk tilhørighet (kommune) pr. 1947, tittel, tittel nynorsk, tittel engelsk, emneord, beskrivelse og merknad.
  • Klausulering og avklausulering av bildefiler med felles behandling av alle bildefiler tilknyttet en arkivenhet (kilde) under ett.
  • Publisering og avpublisering av arkivenheter.
  • Søk i arbeidslister og arkivenheter.

2.3 Tabellvisning

Tabellvisning (URL: https://media.digitalarkivet.no/indexing/edit/ + sekssifret kildeID) er en samling funksjoner i Digitalarkivets visningsprogramvare for skanna arkivmateriale, som benyttes til knytting spesifikke metadata til hver enkelt bildefil («indeksering»).

Funksjonalitet:

  • Indeksering av bildefilene med sidetall, sidekategori og inntil fire indekseringsverdier, samt indekseringsdato og hvem som har indeksert. Flere bildefiler kan indekseres i samme operasjon. For indeksering av sidetall er det spesialfunksjoner. Man kan når som helst rette enkeltstående feil eller indeksere på nytt.
  • Endring av bildefilenes visningsrekkefølge.
  • Flytting av bildefiler fra én arkivenhet (kilde) til en annen.
  • Ekskludering av én eller flere bildefiler fra visningen av en arkivenhet (kilde).

2.4 Aktørvisning

Aktørvisning (se eksempel) er en side hvor alle som bidrar med innhold i Digitalarkivet kan presentere seg selv. I forbindelse med at Arkivverket gir tilgang til Tjenesten, opprettes det en aktørside for hver virksomhet med aktørtype Arkivdepot.

Funksjonalitet:

  • Egen landingsside for hver enkelt aktør, hvor virksomheten kan presentere seg selv, og som kan benyttes til promotering, enten alene eller som supplement til virksomhetens nettsider.
  • Søkeside for aktører i menypunktet Bidragsytere i megamenyen på digitalarkivet.no.
  • Redigeringsside for opplysningene i aktørvisningen, tilgjengelig fra brukermenyen på digitalarkivet.no, menypunktet Mitt DA.
  • Felt for registrering av e-postadresse for tilbakemeldinger, jf. punkt. 2.5.

2.5 Tilbakemeldingsfunksjon

En tilbakemeldingsfunksjon finnes i Digitalarkivets bildevisning, symbolisert med en snakkeboble. Brukere av Digitalarkivet kan her henvende seg til virksomheten som oppbevarer det avbildede dokumentet og melde fra om manglende sider, uleselig skrift, sensitiv informasjon og tekniske feil, eller de kan gi en generell tilbakemelding. Funksjonen er bare aktivert for virksomheter som har lagt inn e-postadresse for tilbakemeldinger i aktørvisningen.

3. Roller og rettigheter

Brukerkontoer i Digitalarkivet kan knyttes til ulike roller som gir brukerkontoene bestemte rettigheter i Arkivdigitalisering, Metadataredigering og Tabellvisning. De relevante rollene for brukere knyttet til virksomheter som benytter Digitalarkivet som publiseringsplattform, er koordinator og operatør.

Operatører har følgende rettigheter:

  • Arkivdigitalisering: Reservere (ta ansvar for) arkivenheter i de jobbene som operatøren har fått tildelt.
  • Arkivdigitalisering: Knytte merknader til arkivenhetene i de jobbene som operatøren har fått tildelt.
  • Arkivdigitalisering: Laste opp bildefiler til arkivenhetene som operatøren har reservert (tatt ansvar for), samt kvalitetssikre og ferdigstille bildefilene.
  • Arkivdigitalisering: Hente ut statistikk over ferdigstilte bildefiler for sin virksomhet.
  • Metadataredigering: Redigere metadata for arkivenhetene som inngår i arbeidslistene som operatøren har fått tildelt.

Lokale koordinatorer har de samme rettighetene som operatørene, men i tillegg følgende rettigheter:

  • Arkivdigitalisering: Styre hvilke operatører som kan jobbe med hvilke oppdrag og jobber innen en lokasjon.
  • Arkivdigitalisering: Invitere operatører til å jobbe innen en lokasjon.

Koordinatorer har de samme rettighetene som operatørene, men i tillegg følgende rettigheter:

  • Arkivdigitalisering: Registrere arkivenheter som skal digitaliseres, gruppert i oppdrag og jobber.
  • Arkivdigitalisering: Styre hvilke operatører som kan jobbe med hvilke oppdrag og jobber for alle lokasjoner innen organisasjonen.
  • Arkivdigitalisering: Invitere operatører og eventuelt oppgradere dem til koordinatorer.
  • Metadataredigering: Opprette, endre og slette arbeidslister.
  • Metadataredigering: Styre hvilke operatører som kan jobbe med hvilke arbeidslister.
  • Metadataredigering: Legge til og fjerne klausulering av bildefiler.
  • Metadataredigering: Publisere og avpublisere arkivenheter.
  • Tabellvisning: Indeksere bildefiler.
  • Tabellvisning: Endre bildefilenes rekkefølge i en arkivenhet (kilde).
  • Tabellvisning: Flytte bildefiler til en annen arkivenhet (kilde).
  • Tabellvisning: Utelate bildefiler fra visningen av en arkivenhet (kilde).

4. Filformater og filstandarder

Følgende filformater kan lastes opp i Arkivdigitalisering:

  • JPEG (extention: jpg)
  • TIFF (extention: tif eller tiff)
  • JPEG 2000 (extention: jp2)

Det er ingen standard for filnavn, men Tjenesten vil i forbindelse med opplasting sortere filene alfanumerisk etter navn. Denne sorteringa danner grunnlag for filenes rekkefølge i visningene. Rekkefølgen i visningene vil ikke være låst, men omfattende endringer av rekkefølgen vil være tidkrevende. Vær oppmerksom på at Tjenesten benytter Linux, som i motsetning til Windows er case-sensitiv ved alfanumerisk sortering.

5. Oppetid og responstid

Arkivverket vil bestrebe seg på å ha en god oppetid og responstid innenfor den ressursrammen som Arkivverket til enhver tid har tilgjengelig.

6. Veiledning og support

Arkivverket utarbeider og tilgjengeliggjør på ofte stilte spørsmål.

Arkivverket arrangerer ved behov kurs/seminarer med gjennomgang av programvarer og funksjonalitet i Tjenesten.

Den primære kanalen for veiledning og support er et døgnåpent diskusjonsforum for brukere av Tjenesten. Arkivverket besvarer spørsmål i forumet så langt det er mulig innenfor normal arbeidstid.