Viser korridor med rullemagasin til høyre
Magasin i Bergen Byarkiv, 06.06.2018. Foto: Tone Merete Bruvik

Digitalarkivet som nasjonal publiseringsplattform for skanna arkivmateriale

Arkivverket arbeider i 2018 og 2019 med å legge til rette for at hele arkivsektoren skal kunne publisere skanna arkivmateriale i Digitalarkivet.

Arkivverket har siden 2005 publisert og tilgjengeliggjort skanna arkivmateriale i Digitalarkivet. Mesteparten av det skanna arkivmaterialet er fra Arkivverkets egen bestand, men enkelte andre arkivinstitusjoner - først og fremst Oslo byarkiv - er også representert med skanna arkivmateriale i Digitalarkivet.

Det er Arkivverkets ønske at hele arkivsektoren skal bruke Digitalarkivet som publiseringsplattform for skanna arkivmateriale. Men fram til nå har ikke dette vært praktisk mulig, fordi all programvare som benyttes i forbindelse med publisering, kun har vært tilgjengelig innenfor Arkivverkets brannmur. Det har i praksis medført at Arkivverket har vært nødt til å påta seg det aller meste av arbeidet i forbindelse med publisering, dersom andre arkivinstitusjoners skanna arkivmateriale skulle bli tilgjengelig.

Prosjektet Digitalarkivet som nasjonal publiseringsplattform, som ble satt i gang i Arkivverket høsten 2018, og som etter planen skal være ferdig 1. september 2019, arbeider derfor for at all nødvendig programvare skal bli tilgjengelig utenfor Arkivverkets brannmur, via innlogging. Samtidig omarbeides programvarene i stor grad, for å senke brukerterskelen og imøtekomme behov hos både Arkivverket og arkivsektoren for øvrig. På denne måten kan arkivsektoren selv ta ansvar for, utføre og styre publisering av sitt eget skanna arkivmateriale.

Tre programvarer er sentrale:

  • Programvare for opplasting av bildefiler til Digitalarkivets fillager.
  • Programvare for registrering og redigering av metadata på kildenivå, i første rekke katalogdata (som kan hentes fra Arkivportalen), geografiske knytninger og emneord. Disse metadataene er sentrale for at brukerne skal kunne finne fram til arkivstykker som kan inneholde opplysninger av interesse.
  • Programvare for registrering og redigering av metadata på bildenivå, dvs. en enkel beskrivelse av hvert enkelt bildes innhold. For kirkebøker registreres f.eks. handling (dåp, konfirmasjon, vielse osv.), årstall og sidetall for hvert enkelt bilde. Med Digitalarkivet-termimologi kalles dette indeksering. Det er ikke alltid nødvendig å indeksere, men det vil gjøre det enklere for brukerne å orientere seg i arkivmaterialet.

Pr. januar 2019 er programvaren for opplasting av bildefiler på det nærmeste ferdig. Arkivverket er selv i ferd med å ta programvaren i bruk i hele etaten, noe som bl.a. vil forenkle filoverføring fra statsarkivene. Nå starter arbeidet med en ny programvare for registrering og redigering av metadata på kildenivå, som skal erstatte Arkivverkets nåværende programvare.

Digitalarkivet har vært bygget opp for publisering av Arkivverkets skanningsproduksjon. Når Digitalarkivet lanseres som nasjonal publiseringsplattform for skanna arkivmateriale, vil det derfor være med de formatbegrensningene som følger av dette. Dette innebærer at visningsformatet er JPEG singlepage, og at visningsformatet kan genereres fra originalfiler i TIFF, JPEG2000 eller JPEG (alle singlepage). Arkivinstitusjoner som vil sette i gang med skanning/digitalfotografering i den hensikt å publisere i Digitalarkivet, må forholde seg til disse formatbegrensningene. Les mer om Arkivverkets digitaliseringsarbeid og/eller ta kontakt med prosjektet for nærmere informasjon.

På et senere tidspunkt er det ønskelig å legge til rette for visning av andre formater, f.eks. PDF multipage. Det er også ønskelig å utvide Digitalarkivet til å omfatte digitalt skapte arkiver, samt lyd og film.

Informasjonsseminarer

Prosjektet vil arrangere tre informasjonsseminarer i mars, hvor Digitalarkivet som nasjonal publiseringsplattform vil bli presentert, og hvor det blir anledning til å stille spørsmål. Seminarene er gratis og henvender seg primært til arkivinstitusjoner, museer og fagbibliotek som bevarer og tilgjengeliggjør arkiv. Tid og sted for seminarene er:

    1. mars kl. 9.45-14.15 i Riksarkivet
    1. mars kl. 9.45-14.15 i Statsarkivet i Trondheim
    1. mars kl. 9.45-14.15 i Statsarkivet i Bergen

Program:

  • 9.45-10.00: Fremmøte - servering av kaffe/te og frukt
  • 10.00-10.15: Velkommen og introduksjon
  • 10.15-11.30: Demonstrasjon av muligheter og fordeler ved Digitalarkivets visninger av skanna arkivmateriale
  • 11.30-12.00: Lunsj - servering av kaffe/te/mineralvann og baguetter
  • 12.00-13.30: Hvordan publisere i Digitalarkivet? Forutsetninger og arbeidsflyt.
  • 13.30-13.35: Kort beinstrekk
  • 13.35-14.05: Spørsmål og svar
  • 14.05-14.15: Oppsummering og avslutning

Kontaktinformasjon

  • For overordnede spørsmål om prosjektet: Prosjektleder Vildana Grabovica (vilgra-alfakrøll-arkivverket.no)
  • For spørsmål om og påmelding til informasjonsseminarene, samt spørsmål om skanning og publisering i praksis: Seniorrådgiver Kristian Hunskaar (krihun-alfakrøll-arkivverket.no)